職能,顧名思義,就是「職務」所應需具備的「能力」。這是人才招募、訓練與發展的基礎,因為透過職能盤點,就可以清楚得知組織內的人才需求與能力缺口,並用招募、輪調、委外或訓練等手段來強化或補足落差。
 
tms+ 提供完整的職能系統,從職務說明書切入,完整串連職能相關的需求與功能,可以幫助同仁掌握以下重點。
  1. 要做什麼? (工作內容)
  2. 怎麼做? (連結到職務專屬的資料夾,紀錄工作相關的 SOP / FAQ,相當於一種能力)
  3. 要學會什麼? (訓練課程)
  4. 持續進修? (專業能力訓練)
  5. 證照 & 職涯發展
 
摘要說明如下:
  1. 工作描述
    職務的工作內容描述。
     
  2. 職務資料夾
    如何執行的 SOP,可以建立連結到多個「知識庫」中針對每一個職務所整理的資料夾。
     
  3. 相關職能
    職能項目,例如一般行政、文件管理等,每一個職能項目可以設定相關的課程,可應用在職務的專業成長目標 (選修的概念),並在「專業能力訓練」中透過雷達圖顯示同仁的專業能力訓練分析 (完成的課程就會打勾)。
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  4. 訓練課程
    指定職務需要學習的相關課程,可應用在新人訓期間「必修」的課程 (完成後會打勾),並在雷達圖顯示相關的分析。
     
  5. 相關證照
    職務需具備的證照,有取得就會打勾,並在雷達圖顯示相關的分析。
     
  6. 回訓條件
    可根據不同職務的需求,設定不同的回訓條件 (應完成哪些認證課程、幾小時、多久進行一次)。
     
  7. 任職條件
    可應用在招募以及內部制度。
     
  8. 職涯發展
    列出職務未來的發展。
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由於完整的職能並不容易建立,主要原因之一是「職能項目」比較抽象,且相關課程完整度不足而不好盤點。因此,我們建議分階段導入,按部就班逐步建構,減少變因,就更容易成功。
 
以新人加入公司的情境為例,第一階段建議先執行以下項目:
重點
  1. 1.
    要做什麼 ~ 職務說明書
    透過職務說明書描述,同仁可以從「我的職務」快速瞭解負責的工作,也可以透過「查詢工作的負責窗口」找到相關業務的負責人,例如,搜尋「出貨」就可以找到職務說明書中和「出貨」有關的職務,並進一步查詢到負責人。
     
    關於建立職務說明書的操作教學,可以參考以下文件
  2. 2.
    怎麼做 ~ 設定職務資料夾
    職務需要的技能與經驗,以「整理發票」為例,如果有以下資料就會很容易,照著做就好!
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    要怎麼建立呢?
    1. 建立專屬的資料夾紀錄
      紀錄職務相關的專業知識、工作流程 (SOP) 或常見問題 (FAQ) 等。
       
    2. 連結到「職務資料夾」
      該職務人員就可以直接從「我的職務」,直接瀏覽相關技能,成為知識管理的捷徑與重要入口。
     
    延伸閱讀:
    1. 設定職務資料夾
    2. 知識庫與 SOP 的操作教學
  3. 3.
    如何學會 ~ 設定職務的課程
    設定職務的相關課程清單,當作該職務新人必修的課程,學習職務所需具備的基本技能。
     
    設定完清單後,可以如何執行呢?
    建議透過「調訓學程」,只要一個步驟,就可以將這些課程加入到新人的課程中,省時又方便。
     
    關於調訓學程的教學,可以參考以下文件:
    位置
    資料夾名稱
    快速入門 ~ 職能 (基礎)
    發表人
    蘇德宙
    單位
    台灣數位
    建立
    2019-04-14 13:33:03
    最近修訂
    2021-06-07 15:35:19
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    引用
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