善用 xms+ 專案管理,絕對可以有效解決工作追蹤、認知落差、執行遺漏等問題。
 
要怎麼開工作? 工作內容要寫什麼? ...
只要掌握基本原則就不難喔,就讓我們從「會議交辦事項」開始,這也是企業運作的主要機制之一。
 
案例情境:
以生產會議為例,重點可能是 BOM 表 (Bill Of Material,物料清單 or 料表) 的相關採購,以下是典型的流程:
  1. 生產報缺料 (會議 or 其他時段)
  2. 主管核閱
  3. 資材採購
  4. 到貨 > 庫房清點 > 品管 > 合格件入庫
  5. 從庫房領料生產
在上述流程中,雖然可能已經有 ERP 等系統的輔助,但如果還是會遇到不好追蹤、認知不同或遺漏的困擾,就可以試試以下的方法唷。
 
 
參考做法:
在每次開完會後,執行以下 2 件事情
  1. 整理會議紀錄
    開會議的總追蹤工作,逐項紀錄所有的交辦事項,範例請參考 A
     
  2. 各項交辦事項
    逐一開工作 (項目、期限、紀錄),通常分成追蹤用途的工作 (參考 B) 或是負責執行的工作 (參考 C),視工作環境「擇一」即可。
有了上述資料,負責人 or 主管就可以從「檢視工作與紀錄總覽」輕鬆掌握所有交辦事項的進度喔!
 
Q. 主管或其他人沒有意願使用怎麼辦?
這是典型的現況,也很難改變,但可以自己先用就好,開「追蹤」用的工作。
這樣每次開會時,就可以很清楚追蹤過去每個交辦事項,甚至 1 個月前的都清清處理,並在會議的適當時機提醒,一段時間後,主管一定會對你的能力印象深刻! 這時候就是團隊導入的時機囉,先看到具體的成果,才會有動機行動!
 
 
範例:
A. 會議總追蹤工作
標題: 9/14 生產會議工作整理
期限: 預計完成時間
內容:
1. 大扭力桿 x8 (#工作編號)
2. 扭力桿軸管 x8 (#工作編號)
3. PLD 貨叉 x12 (#工作編號)
 
檢核清單:
口 1. 大扭力桿 x8 (#工作編號)
口 2. 扭力桿軸管 x8 (#工作編號)
口 3. PLD 貨叉 x12 (#工作編號)
 
 
B. 交辦事項 (追蹤用途)
標題: 追蹤採購 PLD 貨叉 x12 (請購編號: 100091402)
期限: 9/7
內容:
  1. 董事長核閱
  2. 資材採購
  3. 庫房接單清點 > 品管 > 合格件入庫
處理紀錄:
9/4 轉交採購
9/5 入庫 x7 (缺 5)
9/5 請採購通知供應商,預計 9/7 可以到貨
9/7 入庫 x5 (更改工作狀態 ~ 完工)
 
 
C. 交辦事項 (執行用途)
標題: 採購 PLD 貨叉 x12 (請購編號: 100091402)
期限: 9/7
內容:
依據採購單內容
  1. 詢價
  2. 請購
  3. 驗收入庫 (通知採購完工)
 
處理紀錄:
9/4 詢價 A 供應商 10pcs NT. 2530 [貼圖]
9/5 詢價 B 供應商,10pcs NT. 2820 [貼圖]
9/6 送採購,預計到貨 9/12
9/11 到貨,已驗收入庫 (更改工作狀態 ~ 完工)
 
    位置
    資料夾名稱
    快速入門 ~ 專案管理
    發表人
    蘇德宙
    單位
    台灣數位
    建立
    2021-09-14 18:05:44
    最近修訂
    2021-09-30 15:56:46
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