講者:andy
日期:2022-11-25
觀看: 1486
  • 00:00 1.
    封面
  • 00:13 2.
    案例情境
  • 00:36 3.
    職場上的典型問題
  • 01:08 4.
    五遍訊息溝通法
  • 01:21 5.
    第一步 ~ 交代清楚
  • 01:56 6.
    第二步 ~ 重述交辦事項
  • 02:14 7.
    第三步 ~ 為什麼要做?
  • 02:35 8.
    第四步 ~ 你要怎麼做?
  • 02:54 9.
    第五步 ~ 有困難嗎?
  • 03:15 10.
    一次說明 + 四次提問
  • 03:42 11.
    還需要記錄!
  • 03:48 12.
    如果沒有記錄…
  • 04:16 13.
    xms+ 專案管理功能
  • 04:37 14.
    第一步 ~ 建立工作
  • 05:01 15.
    第二步 ~遇到問題,發討論!
  • 05:27 16.
    xms+ 更多功能
  • 05:54 17.
    重點整理
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五遍訊息溝通法 ~ 減少認知落差、避免做白工
長度: 07:14, 瀏覽: 1487, 最近修訂: 2022-12-08 我要推薦
百貨公司周年慶將至,行銷主管為了提升業績,便交代下屬:「阿明,這次周年慶的行銷文案就交給你寫囉!」然而一周後,卻發現阿明的文案完全不如自己的預期,他不禁自問:到底是自己沒說清楚,還是下屬聽不懂?
 
職場上典型的問題 ~
交代 A、聽成 B、做成 C
 
為什麼會這樣呢?
 
當主管交代事情時,沒有當場請員工重述交辦事項 (What),就容易產生認知落差,把 A 聽成 B。如果再加上不知道做的目的 (Why) 以及確認要怎麼做 (How),就比較容易歪樓不小心偏離主題,最後就做成了 C ... 白忙一場!
 
要如何避免這樣的困擾呢?
可以學習日本企業大量採用的「五遍訊息溝通法」,簡單來說,就是主管要交代事情時,要遵循 5 個步驟:
  1. 交代清楚
    可以善用 5W2H 思考法,改寫成
    「阿明 (Who),公司周年慶為了衝刺小家庭買氣 (Why),我們要做社群行銷;想請你針對主打的電視和氣炸鍋,各寫 1 篇行銷文案 (What),總共 2 篇 (How Many);明天下班前 (When) 要完成喔。」
    相較於「要寫周年慶行銷文案」的籠統說法,是不是清楚多了呢?
     
  2. 重述交辦事項
    「我剛剛交代的你都明白了嗎?要不要試著說一遍看看?」
    透過複述一次交辦內容 (What),確保沒有誤解或遺漏,順利解決把 A 聽成 B 的問題。
     
  3. 為什麼要做?
    「說得很棒!那你知道我們為什麼要做這件事嗎?」
    藉此理解交辦事項背後隱含的目的,根據黃金圈 (Golden circle) 法則,有價值的溝通,永遠都要從為什麼開始,不僅能驅動他發自內心主動投入工作,因為方向清楚,就可以減少執行時歪樓的機會。
     
  4. 你要怎麼做?
    「關於分析小家庭的部分,你打算怎麼做呢?」
    引導思考如何達成目標的具體做法,也可以藉此再次觀察是否真的有抓到重點,減少「說 A 聽 B 做 C」的問題。
     
  5. 有困難嗎?
    從提出的做法中沙盤推演、思考可能會碰到的問題或困難,例如:「週年慶的舉辦方式我可以問誰?DM 的插圖要找誰協助?」,未雨綢繆就能臨危不亂,提高成功率。
 
透過 1 次說明 + 4 次提問,將事情交代清楚,讓員工掌握任務的全貌,就能減少來來回回和出錯的機會,這也是讓「日本製造」成為品質神話的關鍵之一!
 
這樣真的就夠了嗎?還差一件事 ~ 記錄。
 
五遍訊息溝通
1 次說明 + 4 次提問
 
還需要 記錄
 
交辦當下或許清楚明白,但如果沒有寫下來,記憶隨著時間而模糊後,甚至連主管自己都可能忘了具體的項目,何況是執行的人呢?因此,發生交代 A、聽成 B、做成 C 很難避免之外,還會發生認知不同的衝突 ~ 下屬抱怨「這明明就是你說的!」主管也不適合爭辯,因為沒有紀錄。
 
這時候就可以善用 xms+ 的專案管理功能,讓落實「五遍訊息溝通法」變得很容易,還可以解決實務上不可能交辦任何大小事都要經過 5 個步驟的繁瑣程序,而且步驟超簡單!
重點
  1. 1.
    建立工作
    主管交辦後,負責人就立刻開工作記錄並找主管確認,就相當於重述交辦事項 (標題、工作)。此外,更可以善用模版的功能,引導實現五遍訊息溝通中的為什麼要做 (需求 / Why)、以及怎麼做 (做法 / How) 的步驟。
  2. 2.
    遇到問題,就發討論!
    有時候,交辦事情時很難每一件事情都和同仁確認是否會遇到困難,這時候就可以在執行過程中透過討論互動來做到「有困難嗎?」的提問。
     
    每一篇討論 / 回應,系統會自動 email 通知專案成員 or 發到 LINE 群組提醒。每一個工作有專屬的討論區,讓討論就會更聚焦。
  3.  
    除了開工作、討論之外,
    進行中的工作清單、已完成的驗證機制、處理記錄、統計、工作週報 ... 等功能,都可以幫助整個團隊,讓事情更清楚、溝通更順暢,就會減少認知落差而造成的來來回回,效率當然就大幅提高!
     
    想進一步瞭解更多嗎?可以參考我們的線上教學「快速入門 ~ 專案管理
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      五遍訊息溝通法
    • 01:21 5.
      第一步 ~ 交代清楚
    • 01:56 6.
      第二步 ~ 重述交辦事項
    • 02:14 7.
      第三步 ~ 為什麼要做?
    • 02:35 8.
      第四步 ~ 你要怎麼做?
    • 02:54 9.
      第五步 ~ 有困難嗎?
    • 03:15 10.
      一次說明 + 四次提問
    • 03:42 11.
      還需要記錄!
    • 03:48 12.
      如果沒有記錄…
    • 04:16 13.
      xms+ 專案管理功能
    • 04:37 14.
      第一步 ~ 建立工作
    • 05:01 15.
      第二步 ~遇到問題,發討論!
    • 05:27 16.
      xms+ 更多功能
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      重點整理
    位置
    資料夾名稱
    核心職能
    發表人
    蘇德宙
    單位
    台灣數位
    建立
    2022-11-25 20:40:13
    最近修訂
    2022-12-08 17:50:24
    長度
    07:14
    引用
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