維護文件的主要流程如下:
  1. 設定要維護的資料夾
    因為不是系統中所有的文件都需要有維護、審核的流程,為了和一般資料夾的文件區隔,要維護的文件必須放在指定要維護的資料夾。
     
  2. 維護條件與設定
    包括文件有效期限、重審過濾條件、通知等
     
  3. 指派維護工作
    由「清單負責人」,在知識中心的「維護清單」的文件列表中,指定文件的「承辦人、複查者與審核者」。
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  4. 編輯文件
    承辦人從「未送審的文件」中,編輯文件,完成後定稿,進入下一個流程。
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  5. 複查
    被指定的複查人從「文件複查區」中,看到自己負責的複查文件列表,複查後進入最後的審核流程。
     
  6. 審查
    負責審核文件的人,一樣從「文件審查區」中,看到自己負責審核的文件列表,審核後就可以由管理者發布。
     
  7. 發布
    由管理者進入「待發布」,將文件勾選、或一次全選進行正式發布。
     
至於維護清單中的文件,系統提供三種來源
  1. 依據維護條件自動帶入
    透過文件有效期間與到期前幾天的設定,自動帶出需要審核的文件。
     
  2. 人工指定需審核的文件
    從維護的資料夾中,挑選上述條件之外的文件進行審核。
     
  3. 新建立的文件
    在維護的資料夾中新建立的文件,也會自動進入維護清單的列表。
 
關於維護清單與審核更詳細的操作,請參考相關的文件說明。
    位置
    資料夾名稱
    文件維護、審核
    發表人
    蘇德宙
    單位
    台灣數位
    建立
    2019-11-20 10:46:02
    最近修訂
    2023-11-27 16:54:28