維護清單簡介 (主要流程)
維護文件的主要流程如下:
- 設定要維護的資料夾
因為不是系統中所有的文件都需要有維護、審核的流程，為了和一般資料夾的文件區隔，要維護的文件必須放在指定要維護的資料夾。
- 維護條件與設定
包括文件有效期限、重審過濾條件、通知等
- 指派維護工作
由「清單負責人」，在知識中心的「維護清單」的文件列表中，指定文件的「承辦人、複查者與審核者」。
- 編輯文件
承辦人從「未送審的文件」中，編輯文件，完成後定稿，進入下一個流程。
- 複查
被指定的複查人從「文件複查區」中，看到自己負責的複查文件列表，複查後進入最後的審核流程。
- 審查
負責審核文件的人，一樣從「文件審查區」中，看到自己負責審核的文件列表，審核後就可以由管理者發布。
- 發布
由管理者進入「待發布」，將文件勾選、或一次全選進行正式發布。
至於維護清單中的文件，系統提供三種來源
- 依據維護條件自動帶入
透過文件有效期間與到期前幾天的設定，自動帶出需要審核的文件。
- 人工指定需審核的文件
從維護的資料夾中，挑選上述條件之外的文件進行審核。
- 新建立的文件
在維護的資料夾中新建立的文件，也會自動進入維護清單的列表。
關於維護清單與審核更詳細的操作，請參考相關的文件說明。