相較於一般證照只是紀錄證照獲得的時間、有效期限外,積分證照多了換證的條件,可以計算在證照有效期間內,應獲得的課程積分,例如 6 年內必須獲得 300 積分,其中線上課程最高認列 60 積分。
 
依據換證條件,系統就會判斷證照是否仍然有效,並提供以下功能:
  1. 產出相關報表
    包括:個人積分、警示、報表、證照明細報表等。
     
  2. 信件提醒
    過期前發信提醒成員或定期寄送報表給管理者。
     
  3. 證書相關
    自動換證、證書功能
 
以下是積分證照的主要流程與操作:
  1. 建立使用者積分證照
    新增 & 編輯證照種類 (設計換證條件)、登錄使用者證照
     
  2. 如何讓學員取得積分
    設定課程積分、查詢個人積分、匯入外部積分
重點
  1. 建立與登錄證照
  2. 1.
    進入積分證照管理
    從課程中心側欄進入「積分證照管理」(註)
     
    附註:
    可在「系統管理 / 系統功能模組」的「課程中心」頁籤中,啟用「積分證照」功能 。
  3. 2.
    建立證照種類
    點擊「新增證照」建立。
  4. 3.
    編輯證照資訊
    除了基本的證照名稱與說明之外,相關設定說明如下:
    • 有效期限
      設定證照有效期限,每隔多久需要換證。
       
    • 相關積分類別
      設定證照和哪些積分類別有關,以及這個類別最低積分要求 (不填代表沒有限制)。
       
    • 有效總積分
      證照總積分的最低要求。
       
    • 有效總積分說明
      可填寫有效總積分計算方式 (例如取得積分之總和),會顯示於「個人積分查詢」or 「我的積分」頁面上。
  5. 4.
    設計換證規則
    在證照的工具列中,選擇「設計換證規則」。
    由於需要寫一段計算有效積分的程式,這步驟通常需要請廠商協助客製。
  6. 5.
    登錄使用者證照
    從側欄進入「使用者證照 / 登錄」,透過「新增」登錄證照。
  7.  
     
    如何讓學員取得積分
  8. 6.
    設定課程積分
    建立課程時,除了時數之外,還要設定「積分類別、積分數」。學員通過這門課後,就會取得對應的積分。
     
    小提醒:
    學員從「我的積分」頁面,就能清楚看到已通過的課程、取得的積分數。
  9. 7.
    匯入外部上課積分
    若需登錄非系統內的課程積分,可以透過「外部積分管理」,依系統提供的格式範例,匯入成員的外部課程積分。
  10.  
     
    積分查詢、相關功能
  11. 8.
    個人積分查詢
    有了證照 (含換證條件) 和個人的證照資料,管理者就可以從「積分證照管理 / 個人積分查詢」中查詢,包括證照相關資訊、有效總積分以及獲得的積分列表 (如下圖)。
     
    使用者則可以從「我的積分」查詢和自己有關的證照與積分資訊。
  12. 9.
    管理者相關功能
    建立使用者的證照資料後,就可以進行以下查詢與報表功能。
    1. 全體積分查詢
      提供篩選條件,顯示符合條件的成員積分列表,並提供匯出的功能。
       
    2. 警示報表
      依不同證照,提供「到期、警示分數」條件快速過濾需要警示的名單並提供匯出,也可以搜尋特定人員的證照資料。
       
    3. 匯出明細報表
      方便管理者統一列印積分統計的報表。
       
    4. 寄送報表
      啟用後,可以設定寄送的頻率、證照名稱與收信對象。
       
    5. 證照到期通知
      可以設定證照的警示分數、通知對象 (證照擁有者 or 管理者)、以及提前通知天數。
       
    6. 積分類別管理
      建立及管理積分類別。
       
    7. 指定管理者
      指定證照管理的管理者 (可以多個),可同時管理一般證照和積分證照的相關功能。
     
  13.  
     
    自動換證
  14. 10.
    自動換證說明
    啟用後,當成員符合換證條件,系統就會在證照到期的「隔天,自動換發所有成員的新證照。
     
    例如:
    一張 3 年期的證照將於 2021-12-10 到期,成員若已滿足換證條件,系統在 2021-12-11 日,就會產生一張新的證照 (證照號碼不變),而證照期限則自動往後展延 3 年,變成「2021-12-11 ~ 2024-12-10」。
  15. 11.
    啟用功能
    在「積分證照管理」,選擇要自動換證的積分證照,點右方工具列的「自動換證設定」,啟用「自動換證」即可,相關說明如下:
    • 換證流程
      系統會依據個別使用者證照的有效期限,在到期日進行判斷,若符合換證條件,將會於到期日隔天自動換證。
       
    • 新證照期限
      依證照的「有效期限」自動展延。
       
    • 證照號碼
      沿用舊證照號碼。(舊證照將自動失效,要前往失效證照查看)
  16. 12.
    查詢換證紀錄
    從側欄進入「換證紀錄」,管理者就可以查詢及匯出成員換證紀錄的報表。
  17.  
     
    設計證書
  18. 13.
    證書功能入口
    進入「積分證照種類管理」頁面,在特定積分證照的下拉工具中,點「證書設計」。
  19. 14.
    設計證書內容
    點「編輯」就可以設計該證照的證書內容,設計完成後,啟用證書功能。
     
    編輯證書的詳細操作方式,請參考文件「設計證書
  20.  
     
    下載證書 (使用者、管理者)
  21. 15.
    使用者下載證書
    啟用證書後,使用者在「我的積分」頁面,就會看到「下載證書」按鈕,點擊後即可下載 PDF 檔。
  22. 16.
    管理者下載學員證書
    系統提供管理者批次下載證書,步驟如下:
    1. 製作證書下載檔
      管理者在「使用者證照」頁面,選擇要下載證書的帳號後,點下方的「列印證書 / 已選擇」,系統會先製作下載檔。
       
    2. 下載
      再次點「列印證書」中的「下載可列印的證書」即可下載。
檢核清單
位置
資料夾名稱
證照管理
發表人
蘇德宙
單位
台灣數位
建立
2020-08-01 08:07:06
最近修訂
2021-09-11 13:27:45
版本
v2. 2021/9
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引用
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