為了讓系統導入更順利,這份文件說明我們教育訓練與後續輔導的執行方式,希望建立共識、讓事情清楚、溝通順暢。
策略:
以需求為導向,進行教育訓練與系統導入輔導。
- 建議從現有的方式開始改善,在既有制度下,減少變動可以降低門檻。
- 採 OKR 的方式,分階段,透過「需求訪談 (表單)」訂目標與關鍵結果,讓教育訓練與輔導的方向更明確!
- 每一階段,以 1~2 週為主,符合敏捷專案 scrum 的短衝與 OKR 的精神。
- 依照每一個目標 (結果) 會用到的系統功能,安排教育訓練。
- 訓練後,開工作執行 (打鐵趁熱,並取得成果)。
- 過程中遇到的問題,使用專案的討論 / LINE 互動,並引導閱讀相關文件、微課程。
執行 / 輔導方式:
- 建立專屬的專案
登入 https://p.fms.tw 後,就可以看到進行中的工作與相關討論、專案執行的文件等。
- 需求訪談
透過表單引導,填寫「分階段」的需求 (目標) 與期望的結果。
- 教育訓練
依據需求,舉辦教育訓練說明系統對應的功能。
- 執行
依據「目標 / 關鍵結果」,在專案開工作,讓事情清楚,方便執行、追蹤。
- 互動
使用專案 or 工作的討論區,問題通常會在一天內回應,相較於 LINE,更容易追蹤與聚焦議題。
LINE 群組則以通知為主,或比較急的事情。
目標 / 關鍵結果範例:
常見問題 (FAQ):
Q1. 目標要怎麼訂?
可以先依據現況的需求 / 痛點 (想要解決什麼問題),具體列出,
之後再訂未來的期待。
Q2. 關鍵結果 (Key Results) 要怎麼寫?
根據 OKR 的精神,每⼀組⽬標 (Objectives),搭配 3~5 個關鍵成果 (Key results),並遵循以下原則
- 具體、可衡量,例如要有清楚的數量、期限
- 完成所有關鍵結果,就等於實現目標
關於 OKR 與 SMART 原則,可以參考下方的文件。
Q3. 為什麼每一個階段訂 1 ~ 2 週?
這是敏捷專案 scrum 的精神,
好處是集中火力更聚焦、執行時更有節奏,逐步交付成果,更容易執行。
Q4. 系統相關問題,要問誰?
請 PO 到專案的討論區 (圖2),我們通常會在一天內回應,
如果比較急的問題,也可以透過 LINE 或電話喔。
參考文件:
- OKR:做最重要的事
- 敏捷框架 Scrum 的最佳實踐
- 工作內容,怎麼設計比較好? (SMART 原則)
- 拆解工作 (Work Breakdown Structure)
圖1: 專案系統
圖2: 專屬的專案