為了讓系統導入更順利,這份文件說明我們教育訓練與後續輔導的執行方式,希望建立共識、讓事情清楚、溝通順暢。
 
策略:
以需求為導向,進行教育訓練與系統導入輔導。
  1. 建議從現有的方式開始改善,在既有制度下,減少變動可以降低門檻。
  2. 採 OKR 的方式,分階段,透過「需求訪談 (表單)」訂目標與關鍵結果,讓教育訓練與輔導的方向更明確!
  3. 每一階段,以 1~2 週為主,符合敏捷專案 scrum 的短衝與 OKR 的精神。
  4. 依照每一個目標 (結果) 會用到的系統功能,安排教育訓練。
  5. 訓練後,開工作執行 (打鐵趁熱,並取得成果)。
  6. 過程中遇到的問題,使用專案的討論 / LINE 互動,並引導閱讀相關文件、微課程。
執行 / 輔導方式:
  1. 建立專屬的專案
    登入 https://p.fms.tw 後,就可以看到進行中的工作與相關討論、專案執行的文件等。
     
  2. 需求訪談
    透過表單引導,填寫「分階段」的需求 (目標) 與期望的結果。
     
  3. 教育訓練
    依據需求,舉辦教育訓練說明系統對應的功能。
     
  4. 執行
    依據「目標 / 關鍵結果」,在專案開工作,讓事情清楚,方便執行、追蹤。
     
  5. 互動
    使用專案 or 工作的討論區,問題通常會在一天內回應,相較於 LINE,更容易追蹤與聚焦議題。
    LINE 群組則以通知為主,或比較急的事情。
 
目標 / 關鍵結果範例:
83434625225a7174b5759e61c9a0b1a0.png
 
 
常見問題 (FAQ):
Q1. 目標要怎麼訂?
可以先依據現況的需求 / 痛點 (想要解決什麼問題),具體列出,
之後再訂未來的期待。
 
Q2. 關鍵結果 (Key Results) 要怎麼寫?
根據 OKR 的精神,每⼀組⽬標 (Objectives),搭配 3~5 個關鍵成果 (Key results),並遵循以下原則
  1. 具體、可衡量,例如要有清楚的數量、期限
  2. 完成所有關鍵結果,就等於實現目標
關於 OKR 與 SMART 原則,可以參考下方的文件。
 
Q3. 為什麼每一個階段訂 1 ~ 2 週?
這是敏捷專案 scrum 的精神,
好處是集中火力更聚焦、執行時更有節奏,逐步交付成果,更容易執行。
 
Q4. 系統相關問題,要問誰?
請 PO 到專案的討論區 (圖2),我們通常會在一天內回應,
如果比較急的問題,也可以透過 LINE 或電話喔。
 
 
參考文件:
  1. OKR:做最重要的事
  2. 敏捷框架 Scrum 的最佳實踐
  3. 工作內容,怎麼設計比較好? (SMART 原則)
  4. 拆解工作 (Work Breakdown Structure)
 
 
 
圖1: 專案系統
8af005ae842194d4fa14eb506e009527.png
 
 
圖2: 專屬的專案
7dee3434754c53e114522b9794134875.png
參考目標 / 關鍵結果
  1.  
     
    教育訓練
  2. 1.
    新人訓練線上化
    1. 完成 2 門新人訓的實體課程 (執行線上簽到、測驗、填問卷)
    2. 完成 2 門新人訓的線上課程
    關於建立課程,可以參考短片:「[開課者] 設計課程,10 分鐘快速入門!
     
    ----
    Q1. 為什麼是 2 門?
    第一次可能不熟悉,透過第二次就可以馬上改善
     
    Q2. 為什麼從實體課程開始?
    好處有
    • 不改變現有的制度
      比較熟悉,減少變因
       
    • 效益明顯 (減輕辦課負擔)
      立即改善人工出席、收集問卷、統計的負擔。
  3. 2.
    混成學習
    1. 完成 1 門混成學習
    2. 課程內容包括:課前預習 (講義、影片) +考核
     
    Q. 混成學習的好處?
    教育訓練,除了知識之外,常需要技能練習 (現場操作、互動),混成的好處有
    • 紮實的基礎知識
      透過課前預習 + 測驗引導重點,就可以掌握到關鍵的知識點
       
    • 更有效率的實體課程
      熟悉基礎知識,就可以縮短操作過程
      上課時間更短 (比較不累) 且聚焦,效率通常會更高。
  4. 3.
    收集部門內的經驗 (案例)
    案例會議時,使用 EverCam 錄影並上傳到專屬的案例資料夾
    1. 設計 1 份公司的案例簡報範本 (問題、原因、解法、如何避免、整理、測驗)
    2. 有 2 個部門,各執行案例錄影 2 次
    3. 每個部門建立一個資料夾,上傳 2 份錄影到知識庫
    關於案例錄影,可以參考短片:「訓練再突破 (1) ~ 微課程 + 案例錄影
  5. 4.
    收集部門內的經驗 (FAQ)
    1. 有 2 個部門,各收集 10 個問題
    2. 每個部門,建立 1 門收集 FAQ 的課程,用「報告」收集、批改問題
    3. 將問題整理到資料夾的 FAQ
    更詳細的應用與執行說明,可以參考短片:「訓練再突破 (3) ~ FAQ 教戰守則

     
  6. 5.
    推動部門內訓練
    1. 有 2 個部門
    2. 每個部門,建立 2 門線上課程 (含錄影、測驗)
    3. 每門課,有 2 個人完成課程
    關於建立課程,可以參考短片:「[開課者] 設計課程,10 分鐘快速入門!
  7.  
     
    專案管理
  8. 6.
    會議記錄
    解決會而不議、議而不決、決而不行、行而不追等會議常見的問題。
    1. 發 1 份會議通知
    2. 進行 2 次會議記錄,內容包含
      1. 要有 2 個人審閱 (確認記錄的意思)
      2. 每個記錄,至少建立 2 個要追蹤的工作
    3. 完成 2 個工作 (體驗工作追蹤)
     
    更詳細的應用與執行說明,可以參考短片:「會議管理 ~ 3 關鍵提升開會效率!
  9. 7.
    專案管理
    解決追蹤、認知落差、執行遺漏等問題。
    1. 建立 2 個專案 (至少 2 個成員)
    2. 每個人,至少建立 2 個要執行的工作
    3. 至少有 2 個工作要建立檢核清單
    4. 每個工作,至少寫 1 個處理記錄
    5. 至少發表 2 篇「工作」的討論 + 3 篇回應
    6. 至少完成 2 個工作
    更詳細的說明,可以參考短片:「專案管理 ~ 10 分鐘就上手!
    位置
    資料夾名稱
    教育訓練、輔導客戶
    發表人
    蘇德宙
    單位
    台灣數位
    建立
    2022-06-27 13:34:08
    最近修訂
    2022-11-19 08:12:26
    引用
    52