對象:
系統管理者、各單位負責人
 
目標:
透過以下的入門教學,快速掌握系統的功能、動線與設計邏輯 (打通任督二脈),接著,就可以透過文件或其他課程的引導,逐步熟悉系統囉。
  1. 知識,進得去
    建立目錄 / 資料夾、上傳檔案 / 影片、整理 SOP、FAQ、討論、設計章節
     
  2. 需要時,找得到
    個人化首頁、全文搜尋、我的收藏、職務資料夾
     
  3. 權限管理
    帳號角色、資料夾管理者、上傳權限、閱讀權限、下載設定、知識庫管理者
     
  4. 維護 ~ 避免過時、不完整
    文件審核、維護清單
     
  5. 論壇 ~ 問題與專家的連結
    資料夾入口、資料夾 FAQ
 
 
更詳細的教學,請參考線上課程:
重點
  1.  
    開始之前
  2. 1.
    登入
    使用系統管理者的帳號登入系統,進入知識庫,
    就會看到個人化的知識入口,顯示的資訊包括:
    1. 個人化學習
      公告、近期存取、最近上傳、收藏的媒體、資料夾捷徑、有權限觀看的資料夾、 ... 等。
       
    2. 管理入口
      維護清單、知識庫管理、管理捷徑 (網站設定 / 使用者管理 / 系統管理等)。
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    ----
  3. 2.
    新增帳號 (系統管理者功能)
    主要步驟:
    1. 進入管理頁面
      使用者下拉選單 (右上角) / 系統管理 / 使用者
       
    2. 新增使用者
      點擊標題旁的工具「新增」,就可以建立系統的帳號。
     
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  4. 3.
    基礎架構說明
    km+ 採用類似檔案總管的「資料夾」觀念,提供影片、文件等多媒體的儲存與分類,
    此外,每個資料夾可以分別設定權限,包括管理者或指定哪些人可以閱讀資料夾內的媒體。
     
    為了讓權限更清楚、容易地設定,資料夾裡面不允許再建立資料夾,若您需要有多層次的分類 (如下圖),就可以透過建立「目錄」,並在目錄下建立「資料夾」或「子目錄」來完成。
  5.  
     
    知識,進得去
  6. 1.
    新增目錄 & 資料夾
    進入「目錄瀏覽」,點擊工具「新增」,選擇目錄 or 資料夾即可。
    更詳細的操作說明,請參考:「建立目錄、資料夾」。
     
    小提醒:
    1. 目錄,是資料夾的分類,不能放媒體。
    2. 資料夾底下不能再建立子資料夾,避免權限過於複雜而造成使用困擾。
     
  7. 2.
    上傳影片
    km+ 支援各種格式的影片,包括 EverCam (.ecm), wmv, mp4, avi, ... 等。
     
    以上傳 EverCam 為例,
    進入資料夾後,點擊「新增媒體 / EverCam」,直接將原始檔 .ecm 拖曳到網站就完成囉。上傳後,系統後台會自動轉成 mp4 (含段落索引),讓各種手機、瀏覽器都可以閱讀。
     
    更詳細的操作說明,請參考文件:「上傳 EverCam / 影片」。
     
  8. 3.
    上傳一般檔案
    除了用附件的方式上傳檔案之外,也可以透過下拉工具「上傳檔案」的功能,將任何類型的檔案 (如 word, pdf, excel 等),上傳成為一份「媒體」 (如下圖)。
     
    這樣呈現的好處包括:
    1. 檔案列表,符合我們熟悉的檔案總管或是 google drive
    2. 每份檔案可以編輯專屬的說明與 FAQ,例如請假的表單,就可以提醒填寫時要注意的事項,或是收集請假相關的常見問題。
     
  9. 4.
    設計重點 ( SOP )
    進入媒體,點擊「新增重點」即可,優點包括:
    • 排版清楚
      重點編號、圖片 (框線) 或為重點分類 (說明),比用 word 更好排版 (不會亂掉),閱讀時一目了然。
       
    • 獨立編輯
      每一個重點獨立編輯、插入重點、調整順序,讓維護更簡單。
    更詳細的操作說明 (例如取消或修改編號設定),請參考文件:「設計重點 (SOP)
     
  10. 5.
    設計檢核清單
    標準作業流程,如何確保執行時不會遺漏?檢核清單最有效!
    在工具下拉選單,選擇「新增檢核清單」即可建立。
     
    小提醒:
    文件的檢核清單是「範本」用途,提供專案管理建立工作時複製使用,
    更完整的說明,請參考專案的「建立檢核清單」。
     
  11. 6.
    整理常見問題 (FAQ)
    Q&A 基本上就是經驗!
    用 km+ 收集很簡單,直接在媒體 (例如實驗 SOP) 下方新增「FAQ」,看完文件後就可以看到前輩遇到的相關問題以及解決方法,可以減少重蹈覆轍!
     
    延伸閱讀:
    1. 更多詳細操作:「整理 FAQ
    2. FAQ 收集的策略:「訓練再突破 (3) ~ FAQ 教戰守則」。
     
    小技巧:
    分散在不同地方的 FAQ,可以透過「匯入」的方式,重新整理到資料夾的 FAQ 專區,提供統一的入口。
     
  12. 7.
    發表討論
    文件看不懂 or 有疑問怎麼辦?
    可以在頁面下方「發表討論」,系統就會 e-mail 通知資料夾管理者 & 媒體發表人,回應後,不僅解決問題,也能留下重要的紀錄,成為整理 FAQ 的重要來源。
     
    附註 : 
    用 LINE or 口頭很方便,但 LINE 不好整理,口頭很容易問過就忘,重要經驗就不容易被紀錄與傳承。
  13. 8.
    整理 & 排序媒體
    透過工具選單的「檢視模式」中「自訂」媒體排序的功能,就可以「新增章節」並拖曳媒體來調整媒體的順序與結構。

    更完整的操作方式,請參考文件:「檢視模式 (排序文件)」。
     
    小提醒 : 
    當資料夾的「檢視模式」設為「自訂」時.才會出現「新增章節」的功能。
  14.  
     
    需要時,找得到
  15. 1.
    全站搜尋
    在最上方的搜尋框,輸入關鍵字即可。
    內建的全文檢索引擎,只會從您有「閱讀權限」的資料夾中搜尋,範圍包括:
    • 檔案的內文 (word、pdf、PowerPoint、Excel 等)
    • 文件的標題、內容、重點、索引
    • 討論
    • FAQ
    小技巧 : 若有多個關鍵字時,請用「空白」分隔。
     
    更完整的操作說明,請參考文件:「全文檢索」。
    除了全站搜尋之外,也可以在資料夾中透過「搜尋這個資料夾」的功能,縮小搜尋範圍。
  16. 2.
    個人化功能 ~ 收藏的媒體、稍後觀看、資料夾捷徑
    系統提供個人化的資訊服務,幫助我們整理好不容易搜尋到的內容,包括:
    • 收藏的媒體
      類似書籤,可以將搜尋到得媒體加入,方便後續取用。
       
    • 稍後觀看
      等待確認或最近想看的媒體。
       
    • 資料夾捷徑
      可以整理常用的資料夾
    小技巧 :
    點擊文件旁的「35af6aa97b810725153e9914cb3709a4.png」 or 影片下方的「e1de9c80aa28f8613c6e659be3ba4d0d.png」,即可加入收藏或稍等觀看
  17. 3.
    職務資料夾
    資料夾這麼多,哪些是和我常用的?
    最實用簡單的技巧就是透過職務說明書,建立職務專屬的資料夾,通常就可以解決 70% 職務上常用的知識,成為知識管理的捷徑與重要入口!
     
    要怎麼建立呢?
    1. 建立專屬的資料夾
      在資料夾中,就可以將職務所需的文件帶入 (建立 or 連結知識庫)。
       
    2. 連結到「職務資料夾」
      該職務人員就可以直接從「我的職務」,直接瀏覽相關技能。
    相關操作請參考文件:「設定職務資料夾
  18.  
     
    權限管理
  19. 1.
    資料夾權限設定
    上傳的資料,哪些人可以看?
    在資料夾的下拉工具的「權限設定」,就可以設定,包括:
    • 資料夾管理者
      可以管理資料夾內所有的媒體與資料夾的設定。
       
    • 上傳權限
      指定哪些人可以上傳,上傳後只能管理自己上傳的媒體,有上傳權限的帳號就有閱讀權限。
       
    • 閱讀權限 (註)
      允許閱讀資料夾內文件、發表討論的權限。
    更詳細的操作說明,請參考文件:「設定資料夾權限」。
     
    附註:
    在目錄中,可以透過資料夾名稱前的圖示,迅速辨識資料夾的閱讀權限,以方便管理,
    例如:0ec63af29f2a7e41594d6986d507da46.png 代表一般使用者 (登入後) 都可以看到資料夾內的媒體。
     
  20. 2.
    下載設定
    系統管理者可以在「系統管理 / 媒體管理 / 下載設定」中,設定特定媒體類型是否開放下載。
     
    小提醒 :
    只要是附件,就一律允許下載 (附件的特性)。
     
  21. 3.
    其他權限說明
    為使知識庫的內容有效地被管理與保護,其相關角色及管理權限如下:
    1. 系統管理者
      系統的最高權限管理者,可以使用系統中所有的管理功能。
       
    2. 知識庫管理者
      由系統管理者指派,可以執行「知識庫」內所有的功能,包括目錄、資料夾及媒體的管理。
      設定方式:http://p.fms.tw/media/320
       
    3. 目錄管理者
      由系統管理者 or 知識庫管理者指派,可以建立並管理子目錄及資料夾。
      設定方式:http://p.fms.tw/faq/662
      小提醒:資料夾的權限是獨立設定 (讓權限更明確、獨立),目錄管理者不一定有目錄底下資料夾的閱讀權限。
  22.  
     
    維護 ~ 避免過時、不完整
  23. 1.
    文件審核
    資料夾管理者可設定上傳媒體後,是否需要經過審核才開放閱讀。
     
    在資料夾的下拉選單中,選擇「審核設定」,啟用「媒體審核」功能後,即可指定「預設審核者」負責審核上傳到資料夾內的媒體,或進行「人工分派」。
  24. 2.
    維護清單
    更嚴謹的審核流程,可以指定維護條件,例如:每 2 年要重審、多久前提醒,系統就會列出需要維護的文件清單,並經過重新審查、複查、定稿等流程來進行維護。
     
    更詳盡的功能介紹請參考文件:「維護清單簡介 (主要流程)
  25.  
     
    論壇 ~ 問題與專家的連結
  26. 1.
    將資料夾轉變成為論壇
    遇到問題要問誰?
    除了 google 之外,論壇是最佳的解法之一,因為專家就在那裡!
     
    資料夾除了放文件、影片等各種多媒體之外,也可以將入口設定成討論區。
    一進入資料夾便可觀看或加入討論!
     
    相關操作步驟,請參考文件:「論壇的應用
  27. 2.
    資料夾的 FAQ
    為了讓大量累積下來的問答被妥善分類,資料夾的 FAQ 可將散布在文件中的 FAQ 重新集中分類,方便快速找尋!
     
    相關操作方式請參考文件:「整理資料夾的 FAQ
    位置
    資料夾名稱
    快速入門 ~ 知識庫 (含文件編輯)
    發表人
    蘇德宙
    單位
    台灣數位
    建立
    2022-07-21 05:35:16
    最近修訂
    2023-05-22 10:12:52
    引用
    1