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列印日期 : 2024/11/21
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知識管理 (km+)
快速入門 ~ 知識庫 (含文件編輯)
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對象:
系統管理者、各單位負責人
目標:
透過以下的入門教學,快速掌握系統的功能、動線與設計邏輯 (打通任督二脈),接著,就可以透過文件或其他課程的引導,逐步熟悉系統囉。
知識,進得去
建立目錄 / 資料夾、上傳檔案 / 影片、整理 SOP、FAQ、討論、設計章節
需要時,找得到
個人化首頁、全文搜尋、我的收藏、職務資料夾
權限管理
帳號角色、資料夾管理者、上傳權限、閱讀權限、下載設定、知識庫管理者
維護
~ 避免過時、不完整
文件審核、維護清單
論壇
~ 問題與專家的連結
資料夾入口、資料夾 FAQ
推薦短影片
km+ 知識管理,原來可以這麼簡單
km+ 知識管理,10 分鐘快速人門
更詳細的教學,請參考線上課程:
https://learning.xms.tw/#mod_1_3
重點
開始之前
1.
登入
使用系統管理者的帳號登入系統,進入知識庫,
就會看到個人化的知識入口,顯示的資訊包括:
個人化學習
公告、近期存取、最近上傳、收藏的媒體、資料夾捷徑、有權限觀看的資料夾、 ... 等。
管理入口
維護清單、知識庫管理、管理捷徑 (網站設定 / 使用者管理 / 系統管理等)。
----
Q1. 可以調整顯示的資訊嗎?
Q2. 可以自己設計首頁嗎?
2.
新增帳號 (系統管理者功能)
主要步驟:
進入管理頁面
使用者下拉選單 (右上角) / 系統管理 / 使用者
新增使用者
點擊標題旁的工具「新增」,就可以建立系統的帳號。
Q1. 誰可以新增使用者?
Q2. 什麼是「角色」?
Q3. 系統管理者角色,有哪些權限?
Q4. 可以一次建立多位使用者嗎?
Q5. 要如何設定帳號所屬的單位?
3.
基礎架構說明
km+ 採用類似檔案總管的「資料夾」觀念,提供影片、文件等多媒體的儲存與分類,
此外,每個資料夾可以分別設定權限,包括管理者或指定哪些人可以閱讀資料夾內的媒體。
為了讓權限更清楚、容易地設定,資料夾裡面不允許再建立資料夾,若您需要有多層次的分類 (如下圖),就可以透過建立「目錄」,並在目錄下建立「資料夾」或「子目錄」來完成。
知識,進得去
1.
新增目錄 & 資料夾
進入「目錄瀏覽」,點擊工具「新增」,選擇目錄 or 資料夾即可。
更詳細的操作說明,請參考:「
建立目錄、資料夾
」。
小提醒:
目錄,是資料夾的分類,不能放媒體。
資料夾底下不能再建立子資料夾,避免權限過於複雜而造成使用困擾。
Q1. 誰可以建立目錄、資料夾?
Q2. 目錄管理者,可以用在哪裡?
2.
上傳影片
km+ 支援各種格式的影片,包括 EverCam (.ecm), wmv, mp4, avi, ... 等。
以上傳 EverCam 為例,
進入資料夾後,點擊「新增媒體 / EverCam」,直接將原始檔 .ecm 拖曳到網站就完成囉。上傳後,系統後台會自動轉成 mp4 (含段落索引),讓各種手機、瀏覽器都可以閱讀。
更詳細的操作說明,請參考文件:「
上傳 EverCam / 影片
」。
Q1. 上傳一般的影片,可以建立索引嗎?
Q2. 影片可以設計問題嗎?
Q3. 可以嵌入 YouTube 影片嗎
?
Q4. 可以看到每個媒體的點閱數 (統計報表) 嗎?
3.
上傳一般檔案
除了用附件的方式上傳檔案之外,也可以透過下拉工具「上傳檔案」的功能,將任何類型的檔案 (如 word, pdf, excel 等),上傳成為一份「媒體」 (如下圖)。
這樣呈現的好處包括:
檔案列表,符合我們熟悉的檔案總管或是 google drive
每份檔案可以編輯專屬的說明與 FAQ,例如請假的表單,就可以提醒填寫時要注意的事項,或是收集請假相關的常見問題。
Q1. 可以上傳照片嗎 ?
4.
設計重點 ( SOP )
進入媒體,點擊「新增重點」即可,優點包括:
排版清楚
重點編號、圖片 (框線) 或為重點分類 (說明),比用 word 更好排版 (不會亂掉),閱讀時一目了然。
獨立編輯
每一個重點獨立編輯、插入重點、調整順序,讓維護更簡單。
更詳細的操作說明 (例如取消或修改編號設定),請參考文件:「
設計重點 (SOP)
」
Q1. 可以插入圖片嗎?
5.
設計檢核清單
標準作業流程,如何確保執行時不會遺漏?檢核清單最有效!
在工具下拉選單,選擇「新增檢核清單」即可建立。
小提醒:
文件的檢核清單是「範本」用途,提供專案管理建立工作時複製使用,
更完整的說明,請參考專案的「
建立檢核清單
」。
Q1. 檢核清單的標題可以修改嗎?
Q2. 文件的檢核清單為什麼無法勾選呢?
6.
整理常見問題 (FAQ)
Q&A 基本上就是經驗!
用 km+ 收集很簡單,直接在媒體 (例如實驗 SOP) 下方新增「FAQ」,看完文件後就可以看到前輩遇到的相關問題以及解決方法,可以減少重蹈覆轍!
延伸閱讀:
更多詳細操作:「
整理 FAQ
」
FAQ 收集的策略:「
訓練再突破 (3) ~ FAQ 教戰守則
」。
小技巧:
分散在不同地方的 FAQ,可以透過「匯入」的方式,重新整理到資料夾的 FAQ 專區,提供統一的入口。
Q1. 資料夾的進入頁面,可以設成「常見問題 FAQ」嗎?
7.
發表討論
文件看不懂 or 有疑問怎麼辦?
可以在頁面下方「發表討論」,系統就會 e-mail 通知資料夾管理者 & 媒體發表人,回應後,不僅解決問題,也能留下重要的紀錄,成為整理 FAQ 的重要來源。
附註 :
用 LINE or 口頭很方便,但 LINE 不好整理,口頭很容易問過就忘,重要經驗就不容易被紀錄與傳承。
8.
整理 & 排序媒體
透過工具選單的「檢視模式」中「自訂」媒體排序的功能,就可以「新增章節」並拖曳媒體來調整媒體的順序與結構。
更完整的操作方式,請參考文件:「
檢視模式 (排序文件)
」。
小提醒 :
當資料夾的「檢視模式」設為「自訂」時.才會出現「新增章節」的功能。
需要時,找得到
1.
全站搜尋
在最上方的搜尋框,輸入關鍵字即可。
內建的全文檢索引擎,只會從您有「閱讀權限」的資料夾中搜尋,範圍包括:
檔案的內文 (word、pdf、PowerPoint、Excel 等)
文件的標題、內容、重點、索引
討論
FAQ
小技巧 : 若有多個關鍵字時,請用「空白」分隔。
更完整的操作說明,請參考文件:「
全文檢索
」。
除了全站搜尋之外,也可以在資料夾中透過「搜尋這個資料夾」的功能,縮小搜尋範圍。
2.
個人化功能 ~ 收藏的媒體、稍後觀看、資料夾捷徑
系統提供個人化的資訊服務,幫助我們整理好不容易搜尋到的內容,包括:
收藏的媒體
類似書籤,可以將搜尋到得媒體加入,方便後續取用。
稍後觀看
等待確認或最近想看的媒體。
資料夾捷徑
可以整理常用的資料夾
小技巧 :
點擊文件旁的「
」 or 影片下方的「
」,即可加入收藏或稍等觀看
3.
職務資料夾
資料夾這麼多,哪些是和我常用的?
最實用簡單的技巧就是透過職務說明書,建立職務專屬的資料夾,通常就可以解決 70% 職務上常用的知識,成為知識管理的捷徑與重要入口!
要怎麼建立呢?
建立專屬的資料夾
在資料夾中,就可以將職務所需的文件帶入 (建立 or 連結知識庫)。
連結到「職務資料夾」
該職務人員就可以直接從「我的職務」,直接瀏覽相關技能。
相關操作請參考文件:「
設定職務資料夾
」
權限管理
1.
資料夾權限設定
上傳的資料,哪些人可以看?
在資料夾的下拉工具的「權限設定」,就可以設定,包括:
資料夾管理者
可以管理資料夾內所有的媒體與資料夾的設定。
上傳權限
指定哪些人可以上傳,上傳後只能管理自己上傳的媒體,有上傳權限的帳號就有閱讀權限。
閱讀權限
(註)
允許閱讀資料夾內文件、發表討論的權限。
更詳細的操作說明,請參考文件:「
設定資料夾權限
」。
附註:
在目錄中,可以透過資料夾名稱前的圖示,迅速辨識資料夾的閱讀權限,以方便管理,
例如:
代表一般使用者 (登入後) 都可以看到資料夾內的媒體。
Q1. 可以統一設定目錄底下的資料夾權限嗎?
Q2. 資料夾設定為不開放時,還可以分享資料夾內的特定媒體嗎?
2.
下載設定
系統管理者可以在「系統管理 / 媒體管理 / 下載設定」中,設定特定媒體類型是否開放下載。
小提醒 :
只要是附件,就一律允許下載 (附件的特性)。
Q1. 是否可個別開放單一媒體下載?
3.
其他權限說明
為使知識庫的內容有效地被管理與保護,其相關角色及管理權限如下:
系統管理者
系統的最高權限管理者,可以使用系統中所有的管理功能。
知識庫管理者
由系統管理者指派,可以執行「知識庫」內所有的功能,包括目錄、資料夾及媒體的管理。
設定方式:
http://p.fms.tw/media/320
目錄管理者
由系統管理者 or 知識庫管理者指派,可以建立並管理子目錄及資料夾。
設定方式:
http://p.fms.tw/faq/662
小提醒:資料夾的權限是獨立設定 (讓權限更明確、獨立),目錄管理者不一定有目錄底下資料夾的閱讀權限。
維護 ~ 避免過時、不完整
1.
文件審核
資料夾管理者可設定上傳媒體後,是否需要經過審核才開放閱讀。
在資料夾的下拉選單中,選擇「審核設定」,啟用「媒體審核」功能後,即可指定「預設審核者」負責審核上傳到資料夾內的媒體,或進行「人工分派」。
2.
維護清單
更嚴謹的審核流程,可以指定維護條件,例如:每 2 年要重審、多久前提醒,系統就會列出需要維護的文件清單,並經過重新審查、複查、定稿等流程來進行維護。
更詳盡的功能介紹請參考文件:「
維護清單簡介 (主要流程)
」
論壇 ~ 問題與專家的連結
1.
將資料夾轉變成為論壇
遇到問題要問誰?
除了 google 之外,論壇是最佳的解法之一,因為專家就在那裡!
資料夾除了放文件、影片等各種多媒體之外,也可以將入口設定成討論區。
一進入資料夾便可觀看或加入討論!
相關操作步驟,請參考文件:「
論壇的應用
」
2.
資料夾的 FAQ
為了讓大量累積下來的問答被妥善分類,資料夾的 FAQ 可將散布在文件中的 FAQ 重新集中分類,方便快速找尋!
相關操作方式請參考文件:「
整理資料夾的 FAQ
」
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複製檢核清單
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討論
筆記
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詳細
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位置
知識庫
目錄總覽
知識管理 (km+)
快速入門 ~ 知識庫 (含文件編輯)
資料夾名稱
快速入門 ~ 知識庫 (含文件編輯)
發表人
蘇德宙
單位
台灣數位
建立
2022-07-21 05:35:16
最近修訂
2023-05-22 10:12:52
引用
1
1.
知識庫簡介
1.1
[知識管理] 跟著步驟練習,10 分鐘立刻就上手!
1.2
三分鐘認識 km+ 多媒體知識管理系統
1.3
km+ 知識管理,原來可以這麼簡單
2.
快速入門
2.1
km+ 知識管理,10 分鐘快速人門
2.2
EverCam 的最佳拍檔 ~ km+ 教材庫的應用
2.3
簡單、聰明的教材設計、互動與管理
3.
功能、名詞解釋、權限
3.1
權限說明 (知識庫)
3.2
名詞解釋 (知識庫)
3.3
km+ 知識庫功能總覽
4.
建立內容
4.1
建立目錄、資料夾
4.2
設定資料夾權限
4.3
上傳 EverCam / 影片
4.4
建立文件
4.5
編輯器的基礎操作
4.6
插入圖片 (for 重點、FAQ)
4.7
設計重點 (SOP)
4.8
整理 FAQ
4.9
設計影片問答
4.10
影片筆記
4.11
連結知識中心
4.12
上傳檔案,例如 word, pdf 或 excel 等
4.13
嵌入 YouTube 影片
4.14
建立影片索引
4.15
建立資訊卡
4.16
設計簡易問卷
5.
其它
5.1
檢視模式 (排序文件)
5.2
整理資料夾的 FAQ
5.3
論壇的應用
5.4
上傳影片後,檔案大小與頻寬需求說明
5.5
全文檢索
5.6
媒體評分
5.7
一般使用者 ~ 目錄與資料夾
5.8
一般使用者 ~ 媒體閱讀及功能操作
5.9
上傳 EverCam 到 moodle (含整合 km+)
5.10
影片廣告
6.
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