講者:德宙 蘇
日期:2021-01-20
觀看: 601
  • 00:00 1.
    km+ 知識管理讓知識管理,變得很簡單!
  • 00:34 2.
    新增目錄 & 資料夾
  • 02:03 3.
    上傳影片
  • 03:04 4.
    上傳一般檔案
  • 03:56 5.
    上傳照片
  • 04:36 6.
    整理 YouTube 影片
  • 05:09 7.
    整理 & 排序媒體
  • 05:44 8.
    資料夾權限設定
  • 06:58 9.
    全站搜尋
  • 07:38 10.
    設計重點
  • 09:22 11.
    設計檢核清單
  • 10:10 12.
    建立 FAQ
  • 10:53 13.
    發表討論
  • 11:25 14.
    10 倍速傳承
  • 索引
  • 筆記
  • 討論
  • 全螢幕
km+ 知識管理,10 分鐘快速人門
長度: 12:06, 瀏覽: 601, 最近修訂: 2021-03-11 我要推薦
好的系統 + 策略,絕對可以有效地解決知識管理的 3 大挑戰:
  1. 知識,進不去
  2. 要用時,卻找不到
  3. 好不容易找到了,但已經過時、不完整

這份教學,將著重在系統的操作教學,策略的部分,可以參考「km+ 應用策略 ~ 知識管理與教材庫」。
接下來,就讓我們來一步一步體驗 km+ 是如何輕鬆解決以下常見的困擾。
  • 資料不知道放在哪裡?
    km+ 支援各種媒體的儲存,相當於整合 google drive (檔案) / photos (照片) / youtube (影片) / sites (網頁) 的功能,集中管理,不會到處分散而找不到。
     
  • pdf、word 內文,不好找
    內建的全文檢索引擎,除了媒體的內容、索引、討論、FAQ 之外,搜尋範圍更包括 word, pdf, ppt, excel 等內文。
     
  • 缺乏標準流程?
    km+ 提供 SOP 與檢核清單的機制,更清楚規範與撰寫每一個步驟,因為線上排版與編輯都很容易,就可以減少使用 word 下載、編輯後再次上傳的不便而導致每個人電腦都有自己版本的問題。
     
  • 經驗無法傳承?
    實驗技術,容易卡關、做錯的就是那幾個,透過 FAQ 機制,將過去遇到的問題、如何解決的方法收集與整理,新人將不用重新摸索,學生畢業也不會有技術斷層的困擾。
重點
  1.  
    資料建檔、管理與搜尋
  2. 1.
    登入
    使用系統管理者的帳號登入系統,從上方選單「知識」,進入知識庫首頁。
    這是個人化的知識庫入口,顯示的資訊包括:
    1. 個人化資訊
      近期存取 (媒體、資料夾)、最新上傳、收藏的媒體、資料夾捷徑、 ... 等。
       
    2. 管理功能
      維護清單、知識庫管理、 ... 等。
     
  3. 2.
    新增目錄 & 資料夾
    km+ 採用類似檔案總管的「資料夾」觀念,提供影片、文件等多媒體的儲存與分類,
    此外,每個資料夾可以分別設定權限,包括管理者或指定哪些人可以閱讀資料夾內的媒體。
     
    為了讓權限更清楚、容易地設定,資料夾裡面不允許再建立資料夾,若您需要有多層次的分類 (如下圖),就可以透過建立「目錄」,並在目錄下建立「資料夾」或「子目錄」來完成。
     
    建立的方式很簡單,進入「目錄瀏覽」,點擊工具「新增」,選擇目錄 or 資料夾即可。
    更詳細的操作說明,請參考:「建立目錄、資料夾」。
     
    註: 目錄,是資料夾的分類,不能放媒體。
     
     
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  4. 3.
    上傳影片
    km+ 支援各種格式的影片,包括 EverCam (.ecm), wmv, mp4, avi, ... 等。
     
    以上傳 EverCam 為例,進入資料夾後,點擊「新增媒體 / EverCam」,直接將原始檔 .ecm 拖曳到網站就完成囉。上傳後,系統後台會自動轉成 mp4 (含段落索引),讓各種手機、瀏覽器都可以閱讀。
     
    更詳細的操作說明,請參考文件:「上傳 EverCam / 影片」。
     
     
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  5. 4.
    上傳一般檔案
    除了用附件的方式上傳檔案之外,也可以透過下拉工具「上傳檔案」的功能,將任何類型的檔案 (如 word, pdf, excel 等),上傳成為一份「媒體」 (如下圖)。
     
    這樣呈現的好處包括:
    1. 檔案列表,符合我們熟悉的檔案總管或是 google drive
    2. 每份檔案可以編輯專屬的說明與 FAQ,例如請假的表單,就可以提醒填寫時要注意的事項,或是收集請假相關的常見問題。
  6. 5.
    上傳照片
    雖然照片可以直接插入到媒體中,但系統提供更簡單的方式 ~ 相簿,更方便存放實驗照片等資料。
     
    在資料夾中,點擊「新增媒體 / 相簿」後,就可以將照片拖曳上傳,上傳後,可以編輯相片說明、設定相簿封面,並提供投影片放映的方式瀏覽。
  7. 6.
    整理 youtube 影片
    YouTube 已經有很多很棒的實驗技術影片,透過「新增媒體 / YouTube」貼上 YouTube 的影片網址,系統就會將影片嵌入,並自動建立影片的標題、原始來源、描述 ... 等資料。完成後,還可以建立索引,方便快速找到影片中特定的主題。
     
    更詳細的操作說明,請參考文件:
    1. 嵌入 YouTube 影片
    2. 建立影片索引
  8. 7.
    整理 & 排序媒體
    透過工具選單的「檢視模式」中「自訂」媒體排序的功能,就可以「新增章節」並拖曳媒體來調整媒體的順序與結構。

    更完整的操作方式,請參考文件:「檢視模式 (排序文件)」。
     
  9. 8.
    資料夾權限設定
    上傳的資料,哪些人可以看?
    在資料夾的下拉工具的「權限設定」,就可以設定,包括:
    • 資料夾管理者
      可以管理資料夾內所有的媒體與資料夾的設定。
       
    • 上傳權限
      指定哪些人可以上傳,上傳後只能管理自己上傳的媒體。
       
    • 閱讀權限 (註)
      可以指定登入後就可以觀看 (一般使用者) 或是指定特定的角色才可以觀看。
    更詳細的操作說明,請參考文件:「設定資料夾權限」。
     
    附註:
    在目錄中,可以透過資料夾名稱前的圖示,迅速辨識資料夾的閱讀權限,以方便管理,例如:0ec63af29f2a7e41594d6986d507da46.png 代表一般使用者 (登入後) 都可以看到資料夾內的媒體。
     
  10. 9.
    全站搜尋
    在最上方的搜尋框,輸入關鍵字即可。
    內建的全文檢索引擎,只會從您有「閱讀權限」的資料夾中搜尋,範圍包括:
    • 檔案的內文 (word、pdf、PowerPoint、Excel 等)
    • 文件的標題、內容、重點、索引
    • 討論
    • FAQ
    更完整的操作說明,請參考文件:「全文檢索」。
     
    小技巧:
    1. 若有多個關鍵字時,請用「空白」分隔。
    2. 除了全站搜尋之外,也可以在資料夾中透過「搜尋這個資料夾」的功能,縮小搜尋範圍。
  11.  
     
    建立標準作業流程
  12. 10.
    設計重點
    進入媒體,點擊「新增重點」即可,優點包括:
    • 排版清楚
      重點編號、圖片 (框線) 或為重點分類 (說明),閱讀時一目了然。
       
    • 獨立編輯
      每一個重點獨立編輯、插入重點、調整順序,比用 word 更方便,而且不會亂掉。
     
    更詳細的操作說明 (例如取消或修改編號設定),請參考文件:「設計重點 (SOP)」。
     
  13. 11.
    設計檢核清單
    標準作業流程,如何確保執行時不會遺漏?檢核清單最有效!
    在工具下拉選單,選擇「新增檢核清單」即可建立。
     
    特別提醒:
    文件的檢核清單是「範本」用途,提供專案管理建立工作時複製使用,更完整的說明,請參考專案的「建立檢核清單」。
     
  14.  
     
    討論與收集 FAQ
  15. 12.
    建立 FAQ
    用 km+ 收集很簡單,直接在媒體 (例如實驗 SOP) 下方新增「FAQ」,看完 SOP 後就可以看到前輩遇到的相關問題以及解決方法,這些就是珍貴的經驗!可以減少重蹈覆轍。

    關於 FAQ 收集的策略,可以參考影片:「訓練再突破 (3) ~ FAQ 教戰守則」。
     
    小技巧:
    在資料夾的 FAQ 專區,可以透過「匯入」的方式,重新分類、整理放在各媒體下的 FAQ,提供統一的入口。
     
  16. 13.
    討論
    文件看不懂又不知道要問誰?
    可以在頁面下方「發表討論」,系統就會 e-mail 通知資料夾管理者 & 媒體發表人,回應後,不僅解決問題,也能留下重要的紀錄,成為整理 FAQ 的重要來源。
     
    附註:
    用 LINE or 口頭很方便,但 LINE 不好整理,口頭很容易問過就忘,重要經驗就不容易被紀錄與傳承。
     
  17. 14.
    統計報表
    系統管理者 or 知識庫管理者,從「知識庫 / 知識庫管理 / 統計報表」就可以查閱相關報表,例如:媒體瀏覽次數、媒體數量、人員閱讀紀錄、... 等。
     
  18.  

    當知識與經驗逐步累積後,
    接下來,就可以將這些知識設計成線上課程,明確的規劃要在什麼時間點前完成,並透過測驗,逐項確認一些容易誤解、遺漏的地方,避開過去看文件但沒抓到重點的問題。

    更詳細的說明,請參考線上手冊:「[開課者] 設計課程,10 分鐘快速入門!
檢核清單
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    km+ 知識管理讓知識管理,變得很簡單!
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    新增目錄 & 資料夾
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    上傳影片
  • 03:04 4.
    上傳一般檔案
  • 03:56 5.
    上傳照片
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    整理 YouTube 影片
  • 05:09 7.
    整理 & 排序媒體
  • 05:44 8.
    資料夾權限設定
  • 06:58 9.
    全站搜尋
  • 07:38 10.
    設計重點
  • 09:22 11.
    設計檢核清單
  • 10:10 12.
    建立 FAQ
  • 10:53 13.
    發表討論
  • 11:25 14.
    10 倍速傳承
位置
資料夾名稱
快速入門 ~ 知識庫 (含文件編輯)
發表人
孫景滙
單位
專案部
建立
2021-02-19 11:47:44
最近修訂
2021-03-11 18:58:50
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