目標:
只要跟著一步一步操作過一次,就可以掌握使用 xms+ 的專案管理的主要流程,開始導入!
 
主要流程:
  1. 建立專案
    要做什麼事 (計劃、產品)?哪些人會參加?
    原則上,彼此相關的人、事,就可以建立一個專案,就像 LINE 群組一樣。
    更詳細的說明,可以參考「如何開專案? 哪些人參與?(範圍)
     
  2. 加入成員
    將會參與的人加入專案
     
  3. 指派工作
    依循 5W1H 法則,主要包括
    1. 負責人 (Who)
    2. 期限 (When) ~ 什麼時候要完成
    3. 工作內容 (Why 為什麼要做、What 要做什麼、How 如何做)
       
  4. 執行工作
    從專案首頁,就可以看到今天要完成的工作 (依照期限排序),執行時通常包含
    1. 寫紀錄 (給自己看的)
    2. 建立檢核清單 (避免遺漏)
    3. 發工作討論 (自動發 email 或 LINE 通知)
  5. 完工
    工作完成後,就可以在寫「處理紀錄」時,將「狀態」設定成「已完工」
     
  6. 驗證
    已完成的工作,除了負責人外,其他人可以寫「驗證紀錄」,若驗證不通過,工作狀態就會回到「進行中」
     
  7. 工作週報
    列出當週已完成、進行中等相關資訊
     
  8. 工作與紀錄總覽
    快速查看工作內容 (進行中、已完成) 與近期處理紀錄報表
     
  9. 建立文件
    在專案中撰寫工作所需資料,更透過常見問題 (FAQ) 減少來來回回的成本。
     
  10. 紀錄執行經驗
    執行步驟、檢核清單、遇到的問題,整理到知識庫
     
  11. 複製過去的經驗
    工作執行時,直接複製文件的檢核清單
 
本手冊以操作為主,更多的說明與教學影片可以參考
 
重點
  1. 1.
    用「系統管理者」登入,例如 admin 帳號 
  2.  
     
    新增使用者
    為了之後建立專案成員、分派工作用。
     
    ps:
    如果已經建立好帳號,例如有和人事系統帳號整合,就請跳過這個主題囉
  3. 2.
    進入「系統管理」
  4. 3.
    進入「使用者管理」
  5. 4.
    新增使用者
  6. 5.
    填寫使用者基本資料,包括
    1. 姓名
    2. 帳號
    3. 密碼
    4. 單位
    其他的可以先不寫,以後有需要再調整即可。
  7.  
     
    建立專案
    可以想成相當於建立一個 LINE 群組,在裡面可以指派工作、討論、寫紀錄、 ...
  8. 6.
    進入「專案管理」
  9. 7.
    建專案
     
    Q. 誰可以建立專案?
    系統管理者、專案中心管理者、被指定的帳號、團隊管理者都可以。
  10. 8.
    填寫專案的基本資料,包括
    1. 專案名稱,例如「教育訓練」
    2. 管理者,擁有專案內所有的權限
    其他的可以先不寫,以後有需要再調整即可。
  11.  
     
    加入成員
  12. 9.
    進入專案
  13. 10.
    進入「專案成員」
  14. 11.
    點擊「新增」
  15. 12.
    勾選要加入專案的使用者,並點擊「加入」

    ps.
    可透過「搜尋、篩選」功能,快速查找使用者!
  16.  
     
    指派工作
    指定負責人、工作內容、期限
  17. 13.
    點「新增工作」
     
    Q. 誰可以新增工作
    專案內的成員,都可以建立工作。
  18. 14.
    填寫工作內容,包括
    1. 標題 (What)
    2. 負責人 (Who)
    3. 期限 (When) ~ 什麼時候要完成
    4. 內容 (Why 為什麼要做、What 要做什麼、How 如何做)
     
    依循 5W1H 法則,讓您的工作更明確,減少認知落差!
  19.  
     
    執行工作
  20. 15.
    從專案中心,進入自己負責的工作
  21. 16.
    撰寫處理紀錄,紀錄過程中的資訊,幫助工作執行。
     
    ps.
    這是給負責人紀錄工作執行時的相關內容,因此不會主動寄信通知
  22.  
     
    檢核清單
    將工作要做的細項,建立檢核清單,避免遺漏。
  23. 17.
    點擊「新增檢核清單」
     
    ps.
    也可以用「從其他來源複製」的功能,將之前已經建立的清單 (例如:知識庫的文件) 直接複製。
  24. 18.
    點「新增項目」,輸入清單
  25. 19.
    已完成的項目,在清單中打勾
  26.  
     
    發表討論
    可以直接在工作中發表討論,系統會發 email 或 LINE 通知提醒,有紀錄也會減少認知落差
  27. 20.
    進入工作的「討論」
     
    ps.
    討論有兩種形式:特定工作的討論 or 整個專案的討論
  28. 21.
    寫討論內容,並按「回應」
  29.  
     
    工作完工
  30. 22.
    若工作已經完成,就可以將狀態改成「已完成」。
  31.  
     
    工作驗證
    已完成的工作,除了負責人外,其他人可以寫「驗證紀錄」
  32. 23.
    進入「專案」
  33. 24.
    進入「已完成」
  34. 25.
    點擊「編號」進入工作
     
    ps.
    點「工作標題」會展開工作內容,要在下方點「處理紀錄」才會進入工作頁面。
  35. 26.
    點擊「寫紀錄」
  36. 27.
    切換到「驗證紀錄」進行驗證
     
    Q. 若驗證不通過,會發生什麼事?
    驗證不通過的工作,該工作的狀態就會回到「進行中」,並留下「驗證不通過」的紀錄
  37.  
     
    工作週報
    列出當週已完成、進行中等相關工作資訊,也可以變更查詢期間。
  38. 28.
    從專案中心側欄,點擊「工作紀錄 (週報)」
  39. 29.
    查看工作紀錄
  40.  
     
    工作與紀錄總覽
    快速查看特定專案中,工作處理的總覽 (狀態、內容、處理紀錄) 
  41. 30.
    進入「專案」
  42. 31.
    進入「工作與記錄總覽」
  43. 32.
    快速查看工作內容及近期處理紀錄
  44.  
     
    寫文件 ~ 紀錄執行經驗
    紀錄專案產出的相關文件,例如成果、執行步驟、檢核清單或常見問題 (FAQ),成為下次執行的重要參考。
  45. 33.
    在專案的下方,點擊「新增文件」
  46. 34.
    選擇類型,例如「文件」,就可以寫內容、上傳附件、檢核清單、FAQ、 ...
  47. 35.
    寫「標題、內容」,按下「確定」
     
    ps.
    如果文件的內容很多,就可以用「新增重點」的功能,更方便整理。
  48. 36.
    新增 FAQ
    收集這份工作常見的問題,累積解決問題的經驗。
  49. 37.
    建立檢核清單
    開新工作時,就可以使用「從其他來源複製」功能,快速匯入到工作。
  50. 38.
    移到知識庫
    依需求,將專案文件彙整到知識庫,提供跨專案的應用。
    位置
    資料夾名稱
    快速入門 ~ 專案管理
    發表人
    蘇德宙
    單位
    台灣數位
    建立
    2021-11-25 08:55:48
    最近修訂
    2021-11-30 18:14:14
    瀏覽
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