目標:
只要跟著一步一步操作過一次,就可以掌握使用 xms+ 的專案管理的主要流程,開始導入!
主要流程:
- 建立專案
要做什麼事 (計劃、產品)?哪些人會參加?
原則上,彼此相關的人、事,就可以建立一個專案,就像 LINE 群組一樣。
更詳細的說明,可以參考「如何開專案? 哪些人參與?(範圍)」
- 加入成員
將會參與的人加入專案
- 指派工作
依循 5W1H 法則,主要包括
- 負責人 (Who)
- 期限 (When) ~ 什麼時候要完成
- 工作內容 (Why 為什麼要做、What 要做什麼、How 如何做)
- 執行工作
從專案首頁,就可以看到今天要完成的工作 (依照期限排序),執行時通常包含
- 寫紀錄 (給自己看的)
- 建立檢核清單 (避免遺漏)
- 發工作討論 (自動發 email 或 LINE 通知)
- 完工
工作完成後,就可以在寫「處理紀錄」時,將「狀態」設定成「已完工」
- 驗證
已完成的工作,除了負責人外,其他人可以寫「驗證紀錄」,若驗證不通過,工作狀態就會回到「進行中」
- 工作週報
列出當週已完成、進行中等相關資訊
- 工作與紀錄總覽
快速查看工作內容 (進行中、已完成) 與近期處理紀錄報表
- 建立文件
在專案中撰寫工作所需資料,更透過常見問題 (FAQ) 減少來來回回的成本。
- 紀錄執行經驗
執行步驟、檢核清單、遇到的問題,整理到知識庫
- 複製過去的經驗
工作執行時,直接複製文件的檢核清單