講者:andy
日期:2022-05-25
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  • 00:00 1.
    封面
  • 00:11 2.
    傳統專案常見問題
  • 01:42 3.
    提問
  • 01:55 4.
    Scrum 重要活動
  • 03:02 5.
    整理 Product backlog
  • 03:26 6.
    Sprint 短衝 ~ 規劃會議
  • 04:22 7.
    規劃會議執行事項
  • 05:18 8.
    每日站立會議
  • 06:07 9.
    檢視會議
  • 06:41 10.
    回顧會議
  • 07:03 11.
    Scrum 團隊編制
  • 07:30 12.
    Scrum 無痛起手式
  • 08:34 13.
    善用 xms+ 系統
  • 09:08 14.
    重點整理
  • 索引
  • 筆記
  • 討論
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敏捷框架 Scrum 的最佳實踐
長度: 10:21, 瀏覽: 1591, 最近修訂: 2022-10-03 我要推薦
一般認為成功的專案,就要「如期 (On time)、如質 (On quality)、如預算 (On budget)」,
所以傳統專案,通常週期很長,強調規劃好一切後,照著固定階段,按表操課、做出完整成果才交付,
這在過去需求明確、且環境變化慢的製造業時代,有很多好處。

但現在資訊流通快速,市場競爭激烈,造成客戶、老闆的需求非常多變,未來更有許多不確定性,
所以傳統的「瀑布式」管理,經常遇到以下問題:
 
  1. 難以安排工作時程
    專案週期長、待辦工作很多,而且需求常常在變,未來不好預估,就很難安排「所有工作」的時程。
     
  2. 難以如期執行、掌控進度
    週期長,過程就可能有更多變數,讓工作難以如期進行。
    加上「瀑布式」強調完成前一個階段後,才能進行下一階段,所以一旦 delay,就容易影響整體進度。
     
  3. 難以回應變化、即時改善
    需求多變、不確定性高,計劃就常常趕不上變化,所以傳統專案「遵循計劃,最後才交付」的特性,
    就容易導致投入很多時間、資源,終於做出成果,但最後才發現不是市場 or 客戶想要的,只能重新來過 ... 
     
這些問題,透過「敏捷管理」,就能有效得到解決,
而如果想要實踐敏捷管理,「Scrum」就是你絕對要學會的一套方法!
 
Scrum
 
分階段執行專案,全力衝刺短期目標
並逐步交付成果,取得回饋、持續改善

 
做法上,只要掌握以下幾個重要活動
 
  1. 整理 Product backlog ~ 明確專案目標方向

    這是進入 Sprint 前,重要的前置作業。
    負責人會先評估客戶、市場的各種需求,整理出 Product backlog (待辦項目清單),
    並依照待辦事項的重要性、急迫性進行分類或粗略規劃,以明確專案的目標方向。
     
  2. 進入 Sprint,舉辦規劃會議 (Sprint Planning) ~ 聚焦重要項目,找出短衝目標
    (解決: 難以安排工作時程)


    Sprint 是 Scrum 的核心關鍵!

    因為 Product backlog 中的待辦項目可能非常多,很難為「所有項目」安排明確的時程,所以 Scrum 會把專案週期分割成多個 Sprint (短衝),通常為期 2 週,不超過一個月,讓團隊聚焦在重要項目上,集中火力達成短衝目標。

    而為了決定出 Sprint 要完成哪些項目,一開始會舉辦「規劃會議」,整個團隊都要參與會議,因為經過共同討論,大家才能對專案產生「共識」,而能夠承諾全心投入衝刺,達成目標。

    規劃會議,主要做兩件事
     
    • 確定 Sprint backlog (衝刺待辦清單)
      從 Product backlog 裡,優先把重要、有價值的工作項目,放入 Sprint backlog。

      能完成多少項目?
      基本上根據「Sprint 的週期」和「團隊人數」來決定,
      例如,有 2 週時間、3 個人,工作量就不能超出 2 週 3 個人的生產力,否則可能無法如期交付,或成果品質不好。
       
    • 工作切割與估算
      成員會再把項目切割成更小的工作,並估算每個工作要花多少時間,確認進度安排。

      如此一來,因為縮短週期,不用一次面對大量的項目,所以工作的排程,就更好進行了。
       
  3. 每日站立會議 (Daily Scrum) ~ 定期追蹤進度
    (解決: 難以如期執行、掌控進度)


    每天舉行約 15 分鐘的站立會議,因為時間有限,就比較容易聚焦,避免討論太發散。

    成員只要簡單回答:
    • 昨天完成哪些工作?
    • 今天預計要做什麼?
    • 是否遇到障礙,需要協助?

      其他問題則留到會議後,集合相關人員討論。

      因此,這可以幫助
      • 掌握最新進度狀況,及早因應可能的變動,調整計劃。
      • 成員更專注自己的任務,並能得到即時協助,避免延遲。
         
  4. 檢視會議 (Sprint Review) ~ 交付「成果」,持續改善
    (解決: 難以回應變化、即時改善)


    這是取得回饋、交流意見的好機會!

    每次 Sprint 都會交付「有價值的成果」,可能是新產品、新功能,或功能的優化。
    並且,團隊會邀請客戶、老闆 ... 等利害關係人 (Stakeholders),一起檢視 Sprint 的成果,再次確認需求,討論可以怎麼改善。

     
  5. 回顧會議 (Sprint Retrospective) ~ 反思「過程」,不斷改進 
    (解決: 難以回應變化、即時改善)


    Sprint 結束後,團隊會花時間討論過程中有哪些做的好、要繼續維持,哪些則效果較差,下次應該修正。
    這樣一來,就能讓一次次的短衝,進行的越來越順利。
     
另外,Scrum 也強調「跨功能」的團隊編制,例如:PM、RD、UX 工程師都在同一團隊中,
如此一來,在面對問題或需求時,團隊內部就可以自行解決,省去跨部門協調的麻煩,更能掌握專案進度。


Scrum 的價值毋庸置疑,但現實上在執行時卻常常以失敗收場,主要原因是它可能改變現有的運作方式,例如管理習慣、開會模式、人員組織 ...
為了降低失敗風險,建議可以分階段推動,先從比較容易的步驟開始,例如
  1. 練習拆解專案,短期交付
    把週期長達一年、一季的專案,切割成 1~4 週,學習短期內交出成果,
    這會促使成員思考工作的價值和優先順序。
     
  2. 進行每日站立會議
    定時報告進度、同步資訊,能讓成員練習每天都有所進展,也能更有效的追蹤工作,提升團隊合作品質。
     
除此之外,如果有很棒的專案管理工具來輔助,也能夠有效降低執行時的難度,甚至達到事半功倍的效果,
而 xms+ 系統,就是幫助你實踐 Scrum 的最佳工具!
應用的方法,可以參考以下流程:
重點
  1. 1.
    整理 Product backlog
    • 新增工作
      把專案中所有要做的事,都建立成工作,就能列出待辦工作清單。
       
    • 為工作分類
      如果工作數量有非常多,不容易逐項安排時程,可以先不設定期限,
      改成利用「標籤」來分類 (例如重要、非重要、緊急、非緊急)。

      備註:
      也可以依照重要、緊急程度,粗略規劃工作執行的先後次序。
      例如,假設專案期間是 8/1~10/31,比較重要、緊急的工作,期限就可以先設定在 8/31,讓工作列在清單的前面。
  2. 2.
    確定 Sprint backlog
    • 從 Product backlog 選擇工作
      使用「篩選」功能,就能快速找到重要 or 緊急的工作,優先放入 Sprint backlog。
       
    • 設定期限
      為短衝內預計完成的工作,設定明確的「期限」,
      就能讓工作依照期限的順序,列在清單的前面。
  3. 3.
    每日站立會議 ~ 追蹤工作
    想要提升開會效率,可以在成員輪流報告時,配合使用「工作與記錄總覽」,
    透過切換負責人和狀態,就能顯示工作的處理狀況,例如
    • 已完成 (昨天完成了什麼?)
    • 進行中 (今天預計要做什麼?)
    • TBD (遇到什麼困難,需要協助?)
    更詳細的做法,可以參考課程「每日站立會議」。
  4. 4.
    檢視會議 ~ 檢視 Sprint 成果
    以「微課程 ~ 會議管理」的工作為例,
    執行時,在處理記錄附上錄好的課程影片連結,以及講稿、PPT 的檔案,
    檢視會議時,就可以進入工作、查看記錄,並逐項檢視成果。
  5. 5.
    回顧會議 ~ 反思 Sprint 過程
    透過「報表 (工作執行)」的具體數據,可以幫助我們回顧短衝過程中,有什麼需要改善的地方。

    例如,分析「已過期」的工作,是因為規劃時太樂觀,還是因為被插件而逾期,並針對根本原因,思考改善方法;或是從「驗證不通過」的工作,反思執行時是否遺漏哪些細節,下次又該如何避免。

    特別提醒:
    預設檢視的期間是一個月,可以自行變更為符合短衝長度的期間。
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      封面
    • 00:11 2.
      傳統專案常見問題
    • 01:42 3.
      提問
    • 01:55 4.
      Scrum 重要活動
    • 03:02 5.
      整理 Product backlog
    • 03:26 6.
      Sprint 短衝 ~ 規劃會議
    • 04:22 7.
      規劃會議執行事項
    • 05:18 8.
      每日站立會議
    • 06:07 9.
      檢視會議
    • 06:41 10.
      回顧會議
    • 07:03 11.
      Scrum 團隊編制
    • 07:30 12.
      Scrum 無痛起手式
    • 08:34 13.
      善用 xms+ 系統
    • 09:08 14.
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    資料夾名稱
    快速入門 ~ 專案管理
    發表人
    蘇德宙
    單位
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