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講者:andy
日期:2022-05-31
觀看: 17432
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不重複、不遺漏
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列印日期 : 2024/11/21
台灣數位 xms+
知識庫
...
快速入門 ~ 專案管理
知難行易 ~ 拆解工作 WBS (Work Breakdown Structure)
長度: 09:43,
瀏覽: 17433,
最近修訂: 2023-02-01
我要推薦
播放影片: https://p.fms.tw/media/5229
會議中,小張被老闆指派為新任務的負責人,目標是要製作出「敏捷專案管理的 10 分鐘微課程」,
面對這突如其來的挑戰,他完全沒有頭緒,覺得事情很困難,不知道怎麼開始進行 ...
於是,積極的小張馬上就去請教同事,想知道有沒有什麼好方法,
有經驗的同事也大方告訴他一個很棒的規劃技巧:「WBS 工作分解結構 (Work Breakdown Structure)」。
WBS
工作分解結構
根據要交出的成果 (Result)
把任務
拆解
成更小、更好管理的工作 (What)
再為工作安排負責人 (Who) 和時程 (When)
這也正是馬克吐溫的名言 ~
「取得領先的秘訣是先開始。而開始的秘訣,就是把複雜的事分割成一件件做得到的小事,然後從第一件開始。」
The secret of getting ahead is getting started. The secret to getting started is breaking your complex overwhelming tasks into small manageable tasks and then starting on the first one.
該怎麼拆呢?
接下來,就讓我們跟著小張的案例,來看看幾個拆解時的原則吧 ~
1.
以「成果」為導向 (Result、What)
從「
要交出哪些成果
」來思考「
要完成哪些事
」,
因為這可以確保所有工作都有明確的「目標」,而更好進行驗收。
例如,任務目標是製作「敏捷專案管理 10 分鐘微課程」,而完整的課程包含「影片、測驗、簡介」,
所以小張就可以把「做出影片、測驗、簡介」當作目標,先拆解出「製作影片、設計測驗、設計簡介」三個工作。
接著,同樣道理,「製作影片」也可以再細分成「撰寫課程文稿、撰寫分鏡稿、製作投影片、錄影」四個小工作,如下圖。
2.
工作不重複、不遺漏 (What)
大致把任務拆解後,小張還是有點擔心遺漏了必要工作,不知道拆的對不對 ...
最基本的檢驗方法,就是確認「
工作內容沒有重疊
」,
並且「
完成下層所有工作 = 完成上層項目
」。
是否有重複?
小張發現「課程文稿」和「分鏡稿」的內容其實很相似,不需要分別列出。
而因為分鏡稿中,除了說明課程內容,還會詳細寫出哪裡該切換畫面,
所以選擇留下「撰寫分鏡稿」就可以了。
是否有遺漏?
他也發現除了影片、測驗和簡介,還有一個重要物件需要完成,那就是「封面圖」,
這是課程是否能吸引人點閱的關鍵之一。
因此,補上「設計封面圖」這個工作,才表示製作微課程的任務已經被拆解的很「完整」,沒有遺漏了。
備註: 工作不重複、不遺漏的概念,跟 MECE「相互獨立、完全窮盡」的原則是一樣的。
3.
一個工作,只有一個負責人 (Who)
接下來,小張還需要決定每個工作要由誰來做。
基本上,
一個工作就讓一個人獨立負責
,這是為了減少額外的溝通,也避免需要互相等待。
如果有工作需要多個人處理,就必須按照每個人負責的部分,再切割成更小的工作。
例如,假設 2 個人「製作投影片」效率會更好,
就可以再細分成「版面設計」、「動畫設計」,並清楚指定負責人。
4.
一個工作的期間,避免太長 (When)
進行到這裡,小張基本上已經把必要的工作都列出來了,
但是他還有個疑慮,就是到底要拆解到多細呢?
其實,這可以用工作需要花費的「時間」來評估。
原則上,不用把半小時、十幾分鐘的工作都列出來,
但是
一個工作最好在 2 天內可以完成
,並進行驗收,因為這樣就能更有效的追蹤進度,及早發現問題並調整。
而這也是為什麼製作課程影片,會再拆解成撰寫分鏡稿、製作投影片和錄影的原因。
看完以上,我們可以統整出「拆解工作」的好處,像是
比較容易完成 (困難的分割)
有時候會因為工作所需的能量、時間太多,而使人卻步,
進行拆解後,我們會發現其實沒有想像般困難,而比較容易開始,也更有力量去完成。
執行更有效率、成就
因為拆解,事前的規劃就會更仔細,
讓目標更明確,工作涵蓋的很完整,責任分配很清楚,時程也更容易掌握。
加上工作小,更好完成,執行時就會更容易專注、節奏就更明快,也會更有成就。
更明確的進度、減少拖延
避免因為某個細項而讓工作無法完成,造成越來越多工作無法如期完成,不小心就會養成拖延的習慣。
最後,工欲善其事,必先利其器,懂得善用好的工具來幫助執行,就能達到事半功倍的效果!
做法很簡單,只要應用 xms+ 的「甘特圖」功能,開工作、設定負責人和期限,就能一次搞定工作的拆解、分工和排程。另外,xms+ 也能幫助您有效的追蹤工作、驗收成果,成為您專案執行的最佳輔助工具,讓工作時間花更少、事情做更好!
上述 WBS 原則,系統對應的操作功能說明如下:
重點
1.
以「成果」為導向,開工作
從專案的側欄,進入「專案規劃 (甘特圖)」,就可以建立工作的架構,透過「建立子工作」逐項拆解工作內容。
以製作「敏捷專案管理的微課程」為例,可以依循以下步驟
新增母工作
新增「微課程 ~ 敏捷專案管理」的工作。
逐項建立子工作 (以成果為導向)
根據「成果」,可以建立出「製作影片、設計測驗、設計簡介」3 個子工作,
而「製作影片」又可以繼續拆解出更小的子工作,例如撰寫分鏡稿 ... 等。
2.
工作不重複、不遺漏 (What)
這部分可以透過刪除、新增工作來完成
刪除工作
如果發現拆解後的工作,內容重複了,就可以把不必要的工作刪除。
新增工作
可以透過新增「子工作」or「同一層的工作」,把遺漏的工作補上。
3.
指定工作負責人 (Who)
進入「編輯工作」的視窗,就可以設定負責人 (原則上 1 位),讓分工很明確。
4.
設定期限 (When)
透過「設定期間 / 進度」的功能,可以調整工作的期限、開始時間,
雖然預計開始的時間不是一定要填寫,但如果有設定,就會呈現出更完整的甘特圖。
5.
補充 ~ 快速建立工作
如果工作不複雜 (拆解後架構不會到很多層),xms+ 系統有更簡單的介面能執行 WBS,
只要直接在專案頁面開工作,設定負責人、期限,就可以了!
這樣做的好處是,更符合敏捷專案 scrum 的精神,因為對於 1~2 週的 sprint 短衝來說,工作的開始時間、階層關係,並不是特別重要,重點是什麼時候要完成。
參考資料:「
專案規劃
」
6.
追蹤工作
進入「工作與記錄總覽」,透過切換「狀態」、「負責人」,就能追蹤、檢視各項工作的處理狀況。
7.
驗收成果
工作完成後,在「處理記錄」附上成果的連結網址或檔案,驗收時就能查看記錄,逐項檢視成果。
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重點整理
位置
知識庫
...
快速入門 ~ 專案管理
資料夾名稱
快速入門 ~ 專案管理
發表人
吳明穎
單位
台灣數位
建立
2022-05-31 13:14:33
最近修訂
2023-02-01 10:36:31
長度
09:43
引用
3
知識庫
...
快速入門 ~ 專案管理
1.
快速入門
1.1
[專案管理] 跟著步驟練習,10 分鐘立刻就上手!
1.2
專案管理 ~ 10 分鐘就上手!
1.3
會議管理
2.
敏捷專案
2.1
敏捷框架 Scrum 的最佳實踐
2.2
每日站立會議
3.
執行方法與經驗
3.1
如何開專案? 哪些人參與?(範圍)
3.2
將大工作分拆成小工作 ~ 困難的分割
3.3
知難行易 ~ 拆解工作 WBS (Work Breakdown Structure)
3.4
工作內容,怎麼設計比較好?
3.5
追蹤工作的技巧
3.6
剛完成的工作,又要調整,要另開新的工作嗎?
3.7
多人負責同一個工作 (看板模式)
3.8
實用的小秘技
3.9
專案成功的第一步 ~ 訂出符合 SMART 原則的目標
4.
專案規劃
4.1
專案規劃
4.2
善用會議與專案管理,讓計畫執行事半功倍 ~ 以真實的計畫為例
4.3
複製專案規劃 ~ 專案公版的應用