講者:德宙 蘇
日期:2019-03-27
觀看: 2263
  • 00:13 1.
    專案管理
  • 00:29 2.
    工作執行的挑戰
  • 00:18 3.
    解法很簡單!
  • 00:54 4.
    專案管理簡介
  • 00:26 5.
    操作流程
  • 00:44 6.
    建立專案
  • 00:33 7.
    設定專案成員
  • 00:47 8.
    建立工作
  • 01:07 9.
    工作執行
  • 00:34 10.
    工作驗證
  • 01:00 11.
    報表
  • 01:10 12.
    全文檢索
  • 01:28 13.
    其他功能 (優先處理、標籤、任務)
  • 00:51 14.
    總結
  • 索引
  • 筆記
  • 討論
  • 全螢幕
專案管理 ~ 10 分鐘就上手!
長度: 10:39, 瀏覽: 2263, 最近修訂: 2021-11-25 我要推薦
學習目標:
  1. 瞭解專案的基本概念
  2. 建立專案
  3. 建立工作、指派負責人、設定完成期限
  4. 寫記錄、發討論
  5. 工作完工
  6. 驗證記錄
 
以下是專案導入的快速入門,只要簡單幾個步驟,就可以順利解決工作分派、執行、追蹤、驗證等問題!
專案的主要架構為「團隊 / 專案 / 工作」,為了更快速聚焦,以下僅以「專案 / 工作」為主,權限說明如下。
  • 誰負責管理專案系統?
    專案中心管理者、系統管理者。
     
  • 誰可以建立專案?
    專案建立者 (在「專案管理」中可以設定),系統管理者、專案中心管理者、團隊管理者。
     
  • 誰可以看到專案?
    除了「專案成員」之外,「系統管理者」和「專案中心管理者」 (專案系統的負責人) 也可以看到,因為是最高權限
     
  • 誰可以開工作?
    專案的管理者、專案成員。
 
登入系統後,進入專案首頁,就會顯示個人化的資訊,包括今日要處理的工作、相關討論等,當事情清楚、溝通順暢,效率自然就會提高,主要功能說明如下:
  • 今日工作、逾期的數量
    透過醒目的數據,列出今日、本週要執行的工作。
     
  • 我的工作
    按照期限排序,列出我負責的工作 (來自不同的專案),幫助我們按部就班,一次處理一個問題。
     
  • 最新討論
    列出所有我參與 or 有閱讀權限的專案討論,讓討論不漏接。
     
  • 我追蹤的專案
    隨著時間參與的專案很多時,幫助我們關注在重要的專案。
     
  • 我追蹤的工作
    幫助我們追蹤特定工作的進度。
     
  • 更多特色
    團隊工作狀態總攬、工作執行分析、 .... 幫助我們掌握團隊與專案執行的情況,提高效率。
 
關於更多的應用說明,可以參考:
 
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快速入門
  1. 1.
    建立專案
    有管理權限的帳號進入專案中心,點擊側欄的「專案管理」,即可建立專案。
  2. 2.
    設定專案成員
    進入專案,點擊側欄的「專案成員」,就可以加入成員。
     
    延伸閱讀:
     
    補充說明:
    如果是團隊下的專案,團隊成員就會自動成為專案的成員,方便團隊專案的進行。
  3. 3.
    指派工作
    只要是成員,就可以點擊「新增工作」,建立工作並指派負責人、完成期限等。
    建立的工作就會依照完成期限,清楚的列在「我的工作列表」,幫助我們依序完成規劃的工作,避免工作雜亂的困擾。
     
    延伸閱讀: 
     
    執行小技巧:
    建議將工作分拆成小的工作 (一兩天內就可以完成),讓工作範圍更小、減少變因就更容易執行。並要求完成時寫一兩行的處理記錄,打鐵趁熱,「隔天」就詢問是否完成工作,藉此建立習慣。

    一般人可能不會上網寫紀錄 (習慣還沒建立),並希望口頭說明,這時主管可以應用ㄧ些技巧來協助其撰寫紀錄,例如,請他先寫上去,晚上再瀏覽。
  4. 4.
    工作執行
    執行過程中,可以透過以下機制,幫助工作做的又快又好。
    • 檢核清單
      可以自行建立,將要處理或確認的的事項,逐項紀錄與完成。
       
    • 討論
      透過充分溝通,減少落差,或是將面對面的溝通結論寫回「討論」與「工作內容」,有所依循。
      每一次的討論,都會透過信件提醒相關的人員,方便進行互動。
       
    • 處理記錄
      幫助自己掌握執行過程中的細節與進度。
     
    當工作完成後,就可以變更狀態為「已完成」,系統就會自動寄信通知給相關的人員,包括專案管理者、開工作的人以及負責人。
     
    延伸閱讀:
  5. 5.
    工作驗證
    有許多工作的性質需要其他人協助驗證,以確保工作品質,這時候就可以透過「已完成」的列表,逐項確認,並透過驗證記錄,設定通過 or 不通過。
     
    當被設定成「不通過」時,工作狀態就會自動變成「進行中」,方便原負責人後續修正。
     
    補充說明:
    系統會統計驗證不通過的工作,幫助團隊整理出可能的問題,提供持續優化團隊的重要參考數據。
  6. 6.
    寫文件 ~ 紀錄執行經驗
    紀錄專案產出的相關文件,例如成果、執行步驟、檢核清單或常見問題 (FAQ),成為下次執行的重要參考。
     
    如果需要跨專案分享,就可以將專案文件彙整到知識庫。
  7.  
     
    報表查詢
    提供多種報表分析,幫助主管快速掌握團隊的工作狀態,藉此調整或協助改善。
  8. 7.
    工作記錄 (週報)
    提供個人檢視當週詳細的工作相關記錄,包括已完成、進行中工作、建立的文件、FAQ、參與的討論等。
  9. 8.
    單位報表
    單位主管可以看到部門內所有同仁的工作列表與統計,或是查詢個別同仁的工作週報。
     
  10. 9.
    工作與紀錄總覽
    可以查看專案或團隊中成員的工作內容與最近紀錄詳細列表,快速瀏覽整體工作狀態,例如哪些工作已經過期,並從紀錄中快速得知原因。
  11.  
     
    實用的技巧
    以下僅列一些初期使用的小技巧,等熟悉後,相信就可以自行發覺更多解決專案執行的許多特色功能。
  12. 10.
    ctrl-V 貼圖
    文字有時候不容易描述清楚,一張圖常勝過千言萬語。
    貼圖很簡單,ctrl-V 就可以將剪貼簿上的圖片貼上。
     
    補充說明:
    1. 如果來源是網站的圖片 (非本機),建議點擊「2129592ad290b05929afa5011b1508d7.png」先上傳到網路資料夾後再插入,更詳細的說明,請參考我們整理的 FAQ「http://fms.formosasoft.com/faq/843」。
    2. 更多的編輯技巧,請參考「編輯技巧 (含上傳檔案)」。
  13. 11.
    全文檢索
    可以跨專案搜尋 or 只搜尋專案內,快速找到工作當初設計的考量、遇到的問題、背景 ... 等重要資訊,這就是知識管理很難記錄的「經驗」。
  14. 12.
    使用標籤
    雖然任務是工作分類的一種,但標籤可以看成是不同面向的分類,幫助我們將工作進行標示或提醒,例如:
    • ez
      比較容易的工作 (可能是難度 1~2),方便分派工作給比較年輕的工程師。
       
    • 客戶
      藉此提醒這是客戶端的想法,也常當作分派工作時優先順序的參考。
  15. 13.
    優先處理
    有些特別重要的工作,可以標示為「優先處理」,就會出現在列表的最前面,隨時提醒。
  16. 14.
    善用計時器
    進入工作的「處理記錄」,就可以啟動計時器,幫助我們記錄這項工作花了多少時間。
     
    如果很快就完成,對自己就是一種很好的鼓勵 ~ 高效率帶來的成就 :-)
    萬一時間超過預期,因為有明確的數據,就比較容易幫助回頭檢視可改善的地方 (吾日三省吾身,持續進步的態度)。
檢核清單
  • 00:13 1.
    專案管理
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    工作執行的挑戰
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    解法很簡單!
  • 00:54 4.
    專案管理簡介
  • 00:26 5.
    操作流程
  • 00:44 6.
    建立專案
  • 00:33 7.
    設定專案成員
  • 00:47 8.
    建立工作
  • 01:07 9.
    工作執行
  • 00:34 10.
    工作驗證
  • 01:00 11.
    報表
  • 01:10 12.
    全文檢索
  • 01:28 13.
    其他功能 (優先處理、標籤、任務)
  • 00:51 14.
    總結
位置
資料夾名稱
快速入門 ~ 專案管理
發表人
蘇德宙
單位
台灣數位
建立
2019-03-27 17:03:18
最近修訂
2021-11-25 10:42:27
版本
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