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講者:德宙 蘇
日期:2019-03-27
觀看: 5646
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1.
專案管理
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2.
工作執行的挑戰
00:42
3.
解法很簡單!
01:00
4.
專案管理簡介
01:55
5.
操作流程
02:21
6.
建立專案
03:06
7.
設定專案成員
03:39
8.
建立工作
04:26
9.
工作執行
05:33
10.
工作驗證
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列印日期 : 2024/11/23
台灣數位 xms+
知識庫
...
快速入門 ~ 專案管理
專案管理 ~ 10 分鐘就上手!
長度: 10:39,
瀏覽: 5647,
最近修訂: 2023-03-15
我要推薦
播放影片: https://p.fms.tw/media/207
學習目標:
瞭解專案的基本概念
建立專案
建立工作、指派負責人、設定完成期限
寫記錄、發討論
工作完工
驗證記錄
以下是專案導入的快速入門,只要簡單幾個步驟,就可以順利解決工作分派、執行、追蹤、驗證等問題!
專案的主要架構為「團隊 / 專案 / 工作」,為了更快速聚焦,以下僅以「專案 / 工作」為主,權限說明如下。
誰負責管理專案系統?
專案中心管理者、系統管理者。
誰可以建立專案?
專案建立者 (在「專案管理」中可以設定),系統管理者、專案中心管理者、團隊管理者。
誰可以看到專案?
除了「專案成員」之外,「系統管理者」和「專案中心管理者」 (專案系統的負責人) 也可以看到,因為是最高權限
誰可以開工作?
專案的管理者、專案成員。
登入系統後,進入專案首頁,就會顯示個人化的資訊,包括今日要處理的工作、相關討論等,當事情清楚、溝通順暢,效率自然就會提高,主要功能說明如下:
今日工作、逾期的數量
透過醒目的數據,列出今日、本週要執行的工作。
我的工作
按照期限排序,列出我負責的工作 (來自不同的專案),幫助我們按部就班,一次處理一個問題。
最新討論
列出所有我參與 or 有閱讀權限的專案討論,讓討論不漏接。
我追蹤的專案
隨著時間參與的專案很多時,幫助我們關注在重要的專案。
我追蹤的工作
幫助我們追蹤特定工作的進度。
更多特色
團隊工作狀態總攬、工作執行分析、 .... 幫助我們掌握團隊與專案執行的情況,提高效率。
關於更多的應用說明,可以參考:
「
工作交辦、追蹤、執行與持續改善,掌握關鍵就很簡單!
」
快速入門
1.
建立專案
有管理權限的帳號進入專案中心,點擊側欄的「專案管理」,即可建立專案。
2.
設定專案成員
進入專案,點擊側欄的「專案成員」,就可以加入成員。
延伸閱讀:
設定專案成員
、
使用者管理
(建立帳號)
補充說明:
如果是團隊下的專案,團隊成員就會自動成為專案的成員,方便團隊專案的進行。
3.
指派工作
只要是成員,就可以點擊「新增工作」,建立工作並指派負責人、完成期限等。
建立的工作就會依照完成期限,清楚的列在「我的工作列表」,幫助我們依序完成規劃的工作,避免工作雜亂的困擾。
延伸閱讀:
工作指派
、
實用的小秘技
執行小技巧:
建議將工作分拆成小的工作 (一兩天內就可以完成),讓工作範圍更小、減少變因就更容易執行。並要求完成時寫一兩行的處理記錄,打鐵趁熱,「隔天」就詢問是否完成工作,藉此建立習慣。
一般人可能不會上網寫紀錄 (習慣還沒建立),並希望口頭說明,這時主管可以應用ㄧ些技巧來協助其撰寫紀錄,例如,請他先寫上去,晚上再瀏覽。
4.
工作執行
執行過程中,可以透過以下機制,幫助工作做的又快又好。
檢核清單
可以自行建立,將要處理或確認的的事項,逐項紀錄與完成。
討論
透過充分溝通,減少落差,或是將面對面的溝通結論寫回「討論」與「工作內容」,有所依循。
每一次的討論,都會透過信件提醒相關的人員,方便進行互動。
處理記錄
幫助自己掌握執行過程中的細節與進度。
當工作完成後,就可以變更狀態為「已完成」,系統就會自動寄信通知給相關的人員,包括專案管理者、開工作的人以及負責人。
延伸閱讀:
建立檢核清單
、
討論
、
處理記錄
5.
工作驗證
有許多工作的性質需要其他人協助驗證,以確保工作品質,這時候就可以透過「已完成」的列表,逐項確認,並透過驗證記錄,設定通過 or 不通過。
當被設定成「不通過」時,工作狀態就會自動變成「進行中」,方便原負責人後續修正。
補充說明:
系統會統計驗證不通過的工作,幫助團隊整理出可能的問題,提供持續優化團隊的重要參考數據。
6.
寫文件 ~ 紀錄執行經驗
紀錄專案產出的相關文件,例如成果、執行步驟、檢核清單或常見問題 (FAQ),成為下次執行的重要參考。
如果需要跨專案分享,就可以將專案文件彙整到知識庫。
報表查詢
提供多種報表分析,幫助主管快速掌握團隊的工作狀態,藉此調整或協助改善。
7.
工作記錄 (週報)
提供個人檢視當週詳細的工作相關記錄,包括已完成、進行中工作、建立的文件、FAQ、參與的討論等。
8.
單位報表
單位主管可以看到部門內所有同仁的工作列表與統計,或是查詢個別同仁的工作週報。
9.
工作與紀錄總覽
可以查看專案或團隊中成員的工作內容與最近紀錄詳細列表,快速瀏覽整體工作狀態,例如哪些工作已經過期,並從紀錄中快速得知原因。
實用的技巧
以下僅列一些初期使用的小技巧,等熟悉後,相信就可以自行發覺更多解決專案執行的許多特色功能。
10.
ctrl-V 貼圖
文字有時候不容易描述清楚,一張圖常勝過千言萬語。
貼圖很簡單,ctrl-V 就可以將剪貼簿上的圖片貼上。
補充說明:
如果來源是網站的圖片 (非本機),建議點擊「
」先上傳到網路資料夾後再插入,更詳細的說明,請參考我們整理的 FAQ「
http://fms.formosasoft.com/faq/843」。
更多的編輯技巧,請參考「
編輯技巧 (含上傳檔案)
」。
11.
全文檢索
可以跨專案搜尋 or 只搜尋專案內,快速找到工作當初設計的考量、遇到的問題、背景 ... 等重要資訊,這就是知識管理很難記錄的「經驗」。
12.
使用標籤
雖然任務是工作分類的一種,但標籤可以看成是不同面向的分類,幫助我們將工作進行標示或提醒,例如:
ez
比較容易的工作 (可能是難度 1~2),方便分派工作給比較年輕的工程師。
客戶
藉此提醒這是客戶端的想法,也常當作分派工作時優先順序的參考。
13.
優先處理
有些特別重要的工作,可以標示為「優先處理」,就會出現在列表的最前面,隨時提醒。
14.
善用計時器
進入工作的「處理記錄」,就可以啟動計時器,幫助我們記錄這項工作花了多少時間。
如果很快就完成,對自己就是一種很好的鼓勵 ~ 高效率帶來的成就 :-)
萬一時間超過預期,因為有明確的數據,就比較容易幫助回頭檢視可改善的地方 (吾日三省吾身,持續進步的態度)。
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×
複製檢核清單
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檢核清單
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常見 Q&A
(11)
索引
討論
詳細
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Q1.
一個計畫建立一個專案好呢?還是要分拆成不同的專案?可以建立子專案嗎?
Q2.
怎麼開工作比較好?
Q3.
發討論 or 開工作? 需要明確追蹤的,就開工作!
Q4.
用 LINE 還是用專案的討論?
Q5.
會議記錄,可以結合工作追蹤嗎?
Q6.
誰可以建立專案?
Q7.
要如何設定專案中心管理者
Q8.
建立工作時「任務」屬性,可以用在那裡?
Q9.
部門之間,可以不要看到彼此的專案嗎?
Q10.
處理紀錄,會寄信通知嗎?
Q11.
為什麼有些討論的標題前面會有 Todo ?
00:00
1.
專案管理
00:13
2.
工作執行的挑戰
00:42
3.
解法很簡單!
01:00
4.
專案管理簡介
01:55
5.
操作流程
02:21
6.
建立專案
03:06
7.
設定專案成員
03:39
8.
建立工作
04:26
9.
工作執行
05:33
10.
工作驗證
06:08
11.
報表
07:08
12.
全文檢索
08:19
13.
其他功能 (優先處理、標籤、任務)
09:47
14.
總結
位置
知識庫
...
快速入門 ~ 專案管理
資料夾名稱
快速入門 ~ 專案管理
發表人
蘇德宙
單位
台灣數位
建立
2019-03-27 17:03:18
最近修訂
2023-03-15 09:13:18
版本
2.0
長度
10:39
引用
10
知識庫
...
快速入門 ~ 專案管理
1.
快速入門
1.1
[專案管理] 跟著步驟練習,10 分鐘立刻就上手!
1.2
專案管理 ~ 10 分鐘就上手!
1.3
會議管理
2.
敏捷專案
2.1
敏捷框架 Scrum 的最佳實踐
2.2
每日站立會議
3.
執行方法與經驗
3.1
如何開專案? 哪些人參與?(範圍)
3.2
將大工作分拆成小工作 ~ 困難的分割
3.3
知難行易 ~ 拆解工作 WBS (Work Breakdown Structure)
3.4
工作內容,怎麼設計比較好?
3.5
追蹤工作的技巧
3.6
剛完成的工作,又要調整,要另開新的工作嗎?
3.7
多人負責同一個工作 (看板模式)
3.8
實用的小秘技
3.9
專案成功的第一步 ~ 訂出符合 SMART 原則的目標
4.
專案規劃
4.1
專案規劃
4.2
善用會議與專案管理,讓計畫執行事半功倍 ~ 以真實的計畫為例
4.3
複製專案規劃 ~ 專案公版的應用